Pianifica una riunione dal Centro utenti

Se non hai configurato un servizio di calendario, quando pianifichi, modifichi o annulli una riunione, Webex invia automaticamente una nuova email a tutti i partecipanti, in modo che rimangano aggiornati. Quando modifichi o annulli una riunione, Webex invia automaticamente a tutti una nuova email con i dettagli aggiornati. Al momento opportuno, Webex invia delle email di promemoria.

Se disponi del servizio Calendario ibrido, quando pianifichi una riunione, Webex non invia più email, ma crea un nuovo evento nel calendario. Gli invitati ricevono un invito. Quando modifichi la riunione, i partecipanti riceveranno un invito aggiornato. Quando annulli una riunione, questa viene rimossa dal tuo calendario. Inoltre, gli organizzatori e gli invitati ricevono un messaggio di promemoria a comparsa prima della riunione.

Pianifica la tua riunione

1	Accedi a Hub utente, fai clic sulla scheda Riunioni, quindi fai clic sul menu a discesa Pianifica e seleziona Pianifica una riunione. Se hai salvato dei modelli di riunione, puoi selezionarne uno dal menu a discesa Modelli di riunione.
2	Aggiungi le informazioni standard relative alla riunione: Argomento—Scegli un argomento che le persone possano riconoscere e che le entusiasmi. Dal livello di classificazione delle riunioni, selezionare il menu a discesa per visualizzare le etichette di classificazione disponibili. Queste etichette contribuiscono a garantire che le informazioni vengano condivise in modo appropriato e siano conformi agli standard di sicurezza della tua organizzazione. Quando si attivano le classificazioni, il sistema crea automaticamente una classificazione pubblica e la imposta come predefinita. È possibile rinominare la classificazione pubblica, ma non eliminarla. In qualità di organizzatore della riunione, puoi modificare la classificazione in qualsiasi momento prima dell'inizio della riunione; la classificazione non può essere modificata una volta iniziata la riunione né al termine della stessa. Data e ora—Indicare quando si terrà la riunione. Se stai invitando persone che si trovano in fusi orari diversi, fai clic su Pianificatore per trovare un orario che vada bene per tutti. È inoltre possibile impostare la ripetizione della riunione su base giornaliera, settimanale o mensile, selezionando Ricorrenza. Descrizione—Aggiungi qualsiasi contesto o dettaglio che desideri condividere con i partecipanti in merito alla prossima riunione.
3	Sotto Invitati, inserisci gli indirizzi email delle persone che desideri invitare alla tua riunione. Se l'invitato dispone del servizio Calendario ibrido, accanto al suo nome compare un'icona che indica se è disponibile per l'orario della riunione che hai scelto. Se hanno un account su questo sito, puoi selezionare l'icona per nominarli co-host. Se disponi del servizio Calendario ibrido, l'orario della tua riunione viene visualizzato nel calendario nella pagina di pianificazione. Trascina la riunione in un altro momento oppure posiziona il cursore sul bordo della riunione e trascinalo verso l'alto o verso il basso per regolarne la durata. Il calendario mostra la disponibilità solo per i partecipanti che dispongono del servizio Calendario Ibrido.
4	Scegli tra le opzioni avanzate disponibili: Tipo di riunione—I tipi di riunione sono insiemi predefiniti o personalizzati di funzionalità di riunione disponibili per il tuo sito. L'account può avere uno o più tipi di riunione associati. Opzioni di sicurezza—Scegli come proteggere la tua riunione. Imposta una password per la riunione e scegli le opzioni per Escludi password dall'invito e-mail, Regole di partecipazione, Blocco automatico, Filigrana audioe Filigrane visive. Opzioni audio—Seleziona come connetterti all'audio della riunione, scegli cosa sentono i partecipanti alla riunione quando qualcuno entra o esce e scegli le opzioni per disattivare e riattivare l'audio. Opzioni di pianificazione—Scegli opzioni di pianificazione più avanzate come la scelta di co-organizzatori, sistemi video, registrazione automatica, aggiunta di sessioni di gruppo, registrazione, interpretariato, lingua dei segni, opzioni di riunione e privilegi dei partecipanti.
5	Fai clic su Indietro, quindi seleziona Pianifica.

Modifica di una riunione pianificata

Dopo aver programmato la riunione, puoi tornare indietro e modificare i dettagli se hai dimenticato di includere qualcosa o se desideri cambiare impostazioni specifiche. Non è possibile modificare una riunione dopo averla avviata.

1	Accedi a Hub utente.
2	Fai clic sulla scheda Riunioni e seleziona la riunione che desideri modificare dall'elenco Prossimi.
3	Fai clic su Modifica , quindi aggiorna i dettagli della riunione. È possibile modificare le riunioni programmate solo da Microsoft Outlook, App Webex dalla rispettiva piattaforma. L'icona di modifica non viene visualizzata per queste riunioni. Se aggiungi partecipanti alla riunione, non rimuovere dall'elenco i partecipanti originali, altrimenti potrebbero ricevere email di annullamento.
4	Fai clic su Salva, quindi scegli a chi desideri inviare le informazioni aggiornate sulla riunione.

Annullare una riunione programmata

Dopo aver programmato una riunione, è possibile annullarla in qualsiasi momento prima dell'orario previsto per l'inizio.

1	Accedi a Hub utente.
2	Fai clic sulla scheda Riunioni e seleziona la riunione che desideri annullare dall'elenco Prossimi.
3	Fai clic su Annulla riunione e, quando richiesto, fai clic su Sì. Questa operazione annulla la riunione, notifica tutti i partecipanti e non può essere annullata.

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