Innan du börjar

  • Din administratör måste ha aktiverat röstbrevlådeinställningarna så att du kan komma åt och konfigurera dem. Om du inte hittar några röstbrevlådeinställningar ska du kontakta administratören.
  • Samtalsalternativ i användarhubben

    Du kan konfigurera alla inställningar för röstbrevlåda från User Hub genom att navigera till Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

    Alternativet Calling är endast tillgängligt för användare med Webex Calling-licensen. Om du inte ser alternativet Calling innebär det att du inte har Webex Calling-licensen.

    Om du vill ta reda på vilken samtalstjänst du är konfigurerad med kan du kontrollera från Webex-appen. Mer information finns i Ta reda på vilken samtalstjänst du har.

  • Vidarebefordring av röstbrevlåda

    När administratören har aktiverat den här inställningen kan du vidarebefordra röstmeddelanden till en annan användares nummer eller anknytning. När det är inaktiverat kan du inte vidarebefordra röstmeddelanden, använda en extern brevlåda eller skicka en kopia av röstmeddelandet till en angiven e-postadress.

  • Borttagning av röstbrevlåda

    Administratören kan ange giltighetstiden för röstmeddelanden (1–180 dagar) och villkoren för borttagning av utgående meddelanden.

    När administratören har konfigurerat inställningarna arkiveras röstmeddelanden över 180 dagar automatiskt. Kontakta administratören om du behöver åtkomst till arkiverade röstmeddelanden.

    Om administratören inte har konfigurerat inställningarna måste du ta bort meddelandena manuellt.

  • Lösenord för röstbrevlåda eller PIN-kod

    Administratören kan ställa in det minsta antalet dagar (1–7) mellan lösenkodsändringarna och lösenkodens utgångsdatum (15–180 dagar). Om administratören inte har konfigurerat inställningarna kommer ditt lösenord aldrig att upphöra.

    Du kan återställa lösenordet till röstbrevlådan från användarhubben, se Ange eller återställ din PIN-kod till röstbrevlådan för mer information. För att lyssna på dina röstmeddelanden från användarhubben, se Lyssna på dina röstmeddelanden.

Kontakta administratören om du får problem med att konfigurera inställningarna. Administratören kan även konfigurera alla röstbrevlådeinställningar åt dig.

Aktivera röstmeddelanden

Om du vill ta emot röstbrevlåda och faxmeddelanden och konfigurera olika inställningar för röstbrevlåda, till exempel att skicka samtal till röstbrevlådan, aktivera avisering och ställa in meddelandelagring måste du först aktivera röstbrevlådan.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till avsnittet Röstbrevlåda och aktivera växlingen.

Nästa steg

När röstbrevlådeväxlingen är aktiverad kan du konfigurera olika inställningar för röstbrevlåda.

Skicka samtal till röstbrevlådan med hälsningsfraser

Du kan ange när du vill skicka uppringare till din röstbrevlåda. Du kanske till exempel vill skicka alla samtal till röstbrevlådan när du vet att du kommer att vara utanför kontoret och inte ta telefonsamtal.

Du kan ställa in en hälsning till röstbrevlådan som är det meddelande som dina uppringare hör när de når din röstbrevlåda. Det finns två typer av röstbrevlådehälsningar – upptagen och inget svar. Hälsningsfrasen spelas upp när du är i ett annat samtal och inte har ett samtal väntar och hälsningsfrasen spelas upp när du inte svarar på samtalet.

  • Inkommande samtal dirigeras inte till röstbrevlådan när du har aktiverat det väntande samtalet.
  • Om du har aktiverat samtalskoppling kommer dessa inställningar för samtalskoppling att åsidosätta de röstbrevlådeinställningar som du har konfigurerat.
1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Skicka samtal till röstbrevlådan och välj bland följande alternativ:

  • Skicka alla samtal till röstbrevlådan – det här alternativet vidarekopplar alla samtal till röstbrevlådan.

  • Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen – det här alternativet vidarekopplar samtal till röstbrevlådan när du redan är i ett samtal. Du kan välja att ställa in antingen en standardhälsning eller en anpassad hälsning som ska spelas upp när linjen är upptagen.

    Om du vill ställa in standardhälsningsfrasen väljer du alternativet Standardmeddelande vid upptaget.

    Om du vill ställa in din egen personliga hälsningsfras väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Överför fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klicka på Spela in meddelande för att spela in meddelandet.

  • Skicka samtal till röstbrevlådan när ingen svarar – det här alternativet vidarekopplar inkommande samtal till röstbrevlådan efter ett visst antal ringningar. Välj antalet ringningar i listrutan innan du spelar upp hälsningsfrasen. Du kan välja att konfigurera antingen en standardhälsning eller en anpassad hälsning att spela upp när ingen svarar på samtalet.

    Om du vill ställa in standardhälsningsfrasen väljer du alternativet Standardmeddelande om inget svar.

    Om du vill ställa in din egen personliga hälsningsfras väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Överför fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klicka på Spela in meddelande för att spela in meddelandet.

När du har laddat upp filen eller spelat in hälsningsfrasen kan du ändra den genom att välja Ersätt fil eller spela in en annan hälsningsfras. När du spelar in en ny hälsning eller laddar upp en ny fil åsidosätts den föregående hälsningsfrasen.

Ljudfilen (WAV) måste vara 8 Khz, 8-bitars mono, CCITT µ-law, 2 MB max, .wav-filformat. Den maximala filstorleken är 960 KB för 90 sekunders uppspelning.

Du kan även spela in hälsningsfrasen genom att ringa röstportalen *62 från Cisco IP-telefoner eller Webex-appen.

Om du väljer Skicka alla samtal till röstbrevlådan kan du inte välja de andra två alternativen. Du kan välja att dirigera till röstbrevlådan med både Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen och Skicka samtal till röstbrevlådan när ingen svarar alternativen väljs tillsammans.

3

Klicka på Spara.

Spara röstbrevlådan och faxmeddelanden

Du kan välja var du vill lagra röstbrevlådan och faxmeddelanden – i användarhubben eller till en angiven e-postadress som en .tiff-fil.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Meddelandelagring och välj var du vill lagra dina meddelanden:

  • Använd intern brevlåda – med det här alternativet kan du komma åt röstbrevlådan från din telefon eller från användarhubben. Välj Använd telefonens nya meddelandeindikator för att aktivera indikatorn för meddelande väntar på skrivbordstelefonen.
    Den interna postlådan har följande lagringsbegränsningar:

    • Gräns på tio minuter för ett enskilt meddelande.

    • Gräns på 100 minuter för hela postlådan.

  • Använd extern brevlåda – med det här alternativet kan du ange e-postadressen som du vill skicka alla röstmeddelanden till. Om det här alternativet är valt transkriberas inte röstmeddelanden och det kan inte nås från din telefon, skrivbordsapp och användarportalen.
3

Klicka på Spara.

Nästa steg

Om din plats har röstbrevlådetranskription aktiverad måste alternativet Använd intern brevlåda och E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelandet väljas för att du ska få röstbrevlådetranskriptioner. Mer information finns i avsnittet Konfigurera avskrift för röstbrevlåda.

Aktivera röstbrevlådeaviseringar

Du kan konfigurera ett e-post-ID för att ta emot aviseringar när en ny röstbrevlåda tas emot.
1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Aviseringar och aktivera Ta emot röstbrevlådeaviseringar.

3

Välj något av följande alternativ:

  • För att få e-postaviseringar väljer du E-post och anger e-postadressen som du vill skicka aviseringar till.
  • För att ta emot meddelandeaviseringar väljer du Textmeddelande och anger telefonnumret och väljer tjänsteleverantören.

    Om du vill få aviseringar via text kan du kontakta din trådlösa leverantör för deras e-post till texthantering.

4

Om du vill skicka en röstbrevlåda till en e-postadress med det bifogade meddelandet går du till Ytterligare inställningar, aktiverar E-post en kopia av röstmeddelandemeddelandet och anger e-postadressen för att skicka transkriptionerna till.

Det här alternativet kan vara otillgängligt om vidarebefordran av röstbrevlåda är inaktiverat.

5

Klicka på Spara.

Nästa steg

Om din plats har röstbrevlådetranskription aktiverad måste alternativet Använd intern brevlåda och E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelandet väljas för att du ska få röstbrevlådetranskriptioner. Mer information finns i avsnittet Konfigurera avskrift för röstbrevlåda.

Konfigurera röstbrevlådeavskrift

Med röstbrevlådeavskrivning kan du få ett e-postmeddelande med röstbrevlådeavskriften i texten i e-postfilen och .wav-filen som en bilaga till röstbrevlådan. Du kan även se röstbrevlådeavskriften i Webex-appen.

Innan du börjar

  • De språk som stöds är:

    • Engelska
    • Tyska
    • Spanska
    • Franska

  • Administratören måste aktivera avskrivning av röstbrevlådan för din plats.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Lagring av meddelanden och välj Använd intern brevlåda.

3

Gå till Ytterligare inställningar och aktivera E-post en kopia av röstmeddelandemeddelandet och ange e-postadressen för att skicka transkriptionerna till.

Det här alternativet kan vara otillgängligt om vidarebefordran av röstbrevlåda är inaktiverat.

4

Klicka på Spara.

Du kan använda följande bild som en användbar bild av ett e-postmeddelande för röstbrevlådeavskrift.

Orsaker till att röstbrevlådetranskription inte är tillgänglig

Systemet producerar inte en avskrift om avskriftens totala kvalitet eller noggrannhet är dålig. Det kan hända om ljudkvaliteten var dålig på grund av följande begränsningar:

  • Bullrig bakgrund

  • Dålig hörsel

  • Språkord som inte stöds finns i ljudet

    Röstbrevlådeavskrivning är endast tillgänglig för röstmeddelanden som lämnas på de språk som stöds.

  • Tung tonvikt

Begränsningar med röstbrevlådetranskription

  • När du vidarebefordrar eller svarar på en röstbrevlåda från röstportalen transkriberas inte röstbrevlådan.

  • När du komponerar en röstbrevlåda och skickar till en annan användare från röstportalen transkriberas inte röstbrevlådan.

Tillåt att uppringare överför från din röstbrevlådehälsning

Du kan låta uppringare trycka på 0 och överföras till ett annat telefonnummer som du väljer när de når din röstbrevlådehälsning.

Om den här funktionen är aktiverad ska du spela in din röstbrevlådehälsning med lämplig vägledning för uppringaren. Till exempel ”För att nå min assistent trycker du på 0”.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Ytterligare inställningar och aktivera Överför på ”0” till ett annat telefonnummer och ange det telefonnummer som uppringare ska överföras till.

3

Klicka på Spara.

Konfigurera för att ta emot faxmeddelanden

Med faxmeddelanden kan du ta emot direkta inkommande faxmeddelanden från röstbrevlådetjänsten.

Faxer lagras i ett delat lagringsutrymme tillsammans med röstmeddelanden. Lagringskapaciteten är 100 minuters röstbrevlåda eller 1000 sidor faxmeddelanden. Se till att tilldela utrymme för nya faxmeddelanden och arkivera klokt.

Innan du börjar

Alternativet faxmeddelanden visas endast om din administratör har aktiverat funktionen åt dig.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Faxmeddelanden och aktivera växlingen.

Om faxmeddelanden aktiveras av administratören är växlingsknappen på som standard.

Ditt faxnummer och anknytning visas.

3

Klicka på Spara.