Ennen kuin aloitat

  • Järjestelmänvalvojan on täytynyt ottaa vastaaja-asetukset käyttöön, jotta voit käyttää ja määrittää niitä. Jos et löydä vastaaja-asetuksia, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.
  • Puheluvaihtoehto käyttäjätoiminnossa

    Voit määrittää kaikki vastaaja-asetukset User Hubissa siirtymällä kohtaan Asetukset > Soittaminen > Vastaaja.

    Soita-vaihtoehto on käytettävissä vain käyttäjille, joilla on Webex Calling -käyttöoikeus. Jos et näe Soita-vaihtoehtoa , sinulla ei ole Webex Calling -lisenssiä.

    Jos haluat selvittää, mikä puhelupalvelu sinulla on määritetty, voit tarkistaa sen Webex-sovelluksesta. Lisätietoja on ohjeaiheessa Käytössäolevan puhelupalvelun selvittäminen.

  • Vastaajaviestien edelleenlähetys

    Kun järjestelmänvalvoja on ottanut tämän asetuksen käyttöön, voit lähettää ääniviestit edelleen toisen käyttäjän numeroon tai alanumeroon. Kun toiminto on poistettu käytöstä, et voi lähettää ääniviestejä edelleen, käyttää ulkoista postilaatikkoa tai lähettää ääniviestin kopiota määritettyyn sähköpostiosoitteeseen.

  • Vastaajaviestin poistaminen

    Järjestelmänvalvoja voi asettaa ääniviestien vanhentumisajan (1–180 päivää) ja vanhentuneiden viestien poistamisen ehdot.

    Kun järjestelmänvalvoja on määrittänyt asetukset, yli 180 päivää vanhat ääniviestit arkistoidaan automaattisesti. Jos tarvitset pääsyn arkistoituihin ääniviesteihin, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

    Jos järjestelmänvalvoja ei ole määrittänyt asetuksia, viestit on poistettava manuaalisesti.

  • Vastaajan pääsykoodi tai PIN-koodi

    Järjestelmänvalvoja voi asettaa päivien vähimmäismäärän (1–7) pääsykoodin muutosten ja pääsykoodin vanhentumisajan (15–180 päivää) välille. Jos järjestelmänvalvoja ei ole määrittänyt asetuksia, pääsykoodisi ei vanhene koskaan.

    Voit nollata vastaajan pääsykoodin User Hubissa, katso lisätietoja kohdasta Vastaajan PIN-koodin asettaminen tai nollaaminen. Jos haluat kuunnella ääniviestejä User Hubista, katso Ääniviestienkuunteleminen.

Jos asetusten määrittämisessä ilmenee ongelmia, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan. Järjestelmänvalvoja voi myös määrittää kaikki vastaaja-asetukset puolestasi.

Ota vastaaja käyttöön

Jos haluat vastaanottaa vastaaja- ja faksiviestejä ja määrittää erilaisia vastaaja-asetuksia, kuten puhelujen ohjaamisen vastaajaan, ottaa ilmoituksen käyttöön ja määrittää viestien tallennuksen, sinun on ensin otettava vastaajan kytkin käyttöön.

1

Kirjaudu User Hubiin ja klikkaa sitten Asetukset > Puhelut > Vastaaja.

2

Siirry Vastaaja-osioon ja kytke kytkin päälle.

Mitä tehdä seuraavaksi

Kun vastaajakytkin on otettu käyttöön, voit määrittää erilaisia vastaaja-asetuksia.

Puhelujen lähettäminen vastaajaan tervehdyksen avulla

Voit määrittää, milloin haluat lähettää soittajat vastaajaan. Voit esimerkiksi lähettää kaikki puhelut vastaajaan, kun tiedät, että olet poissa toimistosta etkä vastaa puheluihin.

Voit asettaa vastaajatervehdyksen, joka on viesti, jonka soittajat kuulevat saapuessaan vastaajaan. Vastaajatervehdyksiä on kahdenlaisia - varattu ja ei vastausta. Varattu-tervehdys toistetaan, kun olet toisessa puhelussa eikä sinulla ole puhelua odottamassa, ja Ei vastausta -tervehdys toistetaan, kun et vastaa puheluun.

  • Saapuvat puhelut eivät ohjaudu vastaajaan, kun olet ottanut koputustoiminnon käyttöön.
  • Jos soitonsiirto on käytössä, soitonsiirtoasetukset ohittavat määrittämäsi vastaaja-asetukset.
1

Kirjaudu User Hubiin ja klikkaa sitten Asetukset > Puhelut > Vastaaja.

2

Siirry kohtaan Siirrä puhelut vastaajaan ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Lähetä kaikki puhelut vastaajaan: Tämä vaihtoehto siirtää kaikki puhelut vastaajaan.

  • Ohjaa puhelut vastaajaan, kun linja on varattu– Tämä vaihtoehto siirtää puhelut vastaajaan, kun olet jo puhelussa. Voit määrittää joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen toistettavaksi, kun linja on varattu.

    Jos haluat määrittää oletustervehdyksen, valitse Oletusviesti, kun varattu - vaihtoehto.

    Jos haluat määrittää oman mukautetun henkilökohtaisen tervehdyksen, valitse Mukautettu viesti -vaihtoehto ja napsauta Lataa tiedosto ladataksesi äänitiedostosi (WAV) tai napsauta Tallenna viesti tallentaaksesi viestin.

  • Ohjaa puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa– Tämä vaihtoehto siirtää saapuvat puhelut vastaajaan tietyn soittomäärän jälkeen. Valitse avattavasta luettelosta soittojen määrä ennen tervehdyksen toistamista. Voit määrittää joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen toistettavaksi, kun kukaan ei vastaa puheluun.

    Jos haluat määrittää oletustervehdyksen, valitse Oletusviesti, kun vastausta ei ole - vaihtoehto.

    Jos haluat määrittää oman mukautetun henkilökohtaisen tervehdyksen, valitse Mukautettu viesti -vaihtoehto ja napsauta Lataa tiedosto ladataksesi äänitiedostosi (WAV) tai napsauta Tallenna viesti tallentaaksesi viestin.

Kun olet ladannut tiedoston tai tallentanut tervehdyksen, voit muuttaa sitä valitsemalla Korvaa tiedosto tai tallentamalla toisen tervehdyksen. Uuden tervehdyksen tallentaminen tai uuden tiedoston lataaminen ohittaa edellisen tervehdyksen.

Äänitiedoston (WAV) on oltava 8 kHz, 8-bittinen mono, CCITT μ-law, enintään 2 Mt .wav tiedostomuoto. Tiedoston enimmäiskoko on 960 kt 90 sekunnin toistoa varten.

Voit myös tallentaa tervehdykset soittamalla ääniportaaliin *62 Cisco IP -puhelimista tai Webex-sovelluksesta.

Jos valitset Ohjaa kaikki puhelut vastaajaan, et voi valita kahta muuta vaihtoehtoa. Voit valita ohjaamisen vastaajaan siten, että sekä Lähetä puhelut vastaajaan, kun linja on varattu että Ohjaa puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa -vaihtoehdot on valittu yhdessä.

3

Klikkaa Tallenna.

Vastaaja- ja faksiviestien tallentaminen

Voit valita, mihin haluat tallentaa vastaaja- ja faksiviestit – käyttäjätoimintoon tai määritettyyn sähköpostiosoitteeseen .tiff-tiedostona.

1

Kirjaudu User Hubiin ja klikkaa sitten Asetukset > Puhelut > Vastaaja.

2

Siirry Viestien tallennus -kohtaan ja valitse, mihin haluat tallentaa viestit:

  • Käytä sisäistä postilaatikkoa: Tämän asetuksen avulla voit käyttää vastaajaa puhelimesta tai käyttäjäkeskuksesta. Valitse Käytä puhelimen uuden viestin ilmaisinta , jos haluat ottaa viestin odotusilmaisimen käyttöön pöytäpuhelimessasi.
    Sisäisellä postilaatikolla on seuraavat tallennusrajoitukset:

    • Yhden viestin rajoitus 10 minuuttia

    • Postilaatikoiden kokonaisrajoitus 100 minuuttia

  • Käytä ulkoista postilaatikkoa: Tällä asetuksella voit kirjoittaa sähköpostiosoitteen, johon haluat lähettää kaikki vastaajaviestit. Jos tämä asetus on valittuna, ääniviestejä ei litteroida, eikä niitä voi käyttää puhelimesta, työpöytäsovelluksesta ja käyttäjäportaalista.
3

Klikkaa Tallenna.

Mitä tehdä seuraavaksi

Jos sijaintisi vastaajaviestien transkriptio on käytössä, vaihtoehto Käytä sisäistä postilaatikkoa ja sähköpostia vastaajaviestin kopio on valittava, jotta voit vastaanottaa vastaajaviestien transkriptioita. Lisätietoja on kohdassa Vastaajaviestien transkription määrittäminen.

Ota vastaajailmoitukset käyttöön

Voit määrittää sähköpostitunnuksen vastaanottamaan ilmoituksia, kun uusi vastaajaviesti vastaanotetaan.
1

Kirjaudu User Hubiin ja klikkaa sitten Asetukset > Puhelut > Vastaaja.

2

Siirry kohtaan Ilmoitukset ja ota käyttöön Vastaanota vastaajailmoituksia.

3

Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Jos haluat vastaanottaa sähköposti-ilmoituksia, valitse Sähköposti ja kirjoita sähköpostiosoite, johon ilmoitukset lähetetään.
  • Jos haluat vastaanottaa tekstiviesti-ilmoituksia, valitse Tekstiviesti , kirjoita puhelinnumero ja valitse palveluntarjoaja.

    Jos haluat saada ilmoituksia tekstiviestitse, tarkista langattoman verkon tarjoajalta, miten se käsittelee sähköpostista tekstiksi -prosessia.

4

Jos haluat lähettää vastaajaviestin sähköpostiviestiin, johon viesti on liitetty, siirry kohtaan Lisäasetukset, ota käyttöön Lähetä kopio vastaajaviestistäsähköpostitse ja kirjoita sähköpostiosoite, johon transkriptiot lähetetään.

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos vastaajan edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

5

Klikkaa Tallenna.

Mitä tehdä seuraavaksi

Jos sijaintisi vastaajan transkriptio on käytössä, vaihtoehto Käytä sisäistä postilaatikkoa ja sähköpostia vastaajaviestin kopion on oltava valittuna, jotta voit vastaanottaa vastaajaviestien transkriptioita. Jos tarvitset apua, katso Vastaajaviestin transkription määrittäminen -osio.

Vastaajaviestin transkription määrittäminen

Vastaajaviestin transkription avulla voit vastaanottaa sähköpostiviestin, jossa vastaajaviestin transkriptio on sähköpostin tekstiosassa ja .wav tiedosto vastaajan liitteenä. Voit myös nähdä vastaajaviestin transkription Webex-sovelluksessa.

Ennen kuin aloitat

  • Tuetut kielet ovat:

    • Englanti
    • Saksa
    • Espanja
    • Ranska

  • Järjestelmänvalvojan on otettava sijaintisi vastaajaviestien transkriptio käyttöön.

1

Kirjaudu User Hubiin ja klikkaa sitten Asetukset > Puhelut > Vastaaja.

2

Siirry kohtaan Viestien tallennus ja valitse Käytä sisäistä postilaatikkoa.

3

Siirry kohtaan Lisäasetukset ja ota käyttöön Lähetä kopio vastaajaviestistäsähköpostitse ja kirjoita sähköpostiosoite, johon transkriptiot lähetetään.

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos vastaajan edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

4

Klikkaa Tallenna.

Voit käyttää seuraavaa kuvaa hyödyllisenä visuaalisena kuvana vastaajan transkriptionsähköposti-ilmoituksesta.

Syyt, miksi vastaajaviestin transkriptio ei ole käytettävissä

Järjestelmä ei tuota transkriptiota, jos transkription yleinen laatu tai tarkkuus on heikko. Näin voi käydä, jos äänenlaatu oli huono seuraavien rajoitusten vuoksi:

  • Meluisa tausta

  • Huono kuuluvuus

  • Äänessä esiintyvät kielisanat, joita ei tueta

    Vastaajaviestien transkriptio on käytettävissä vain tuetuilla kielillä jätetyissä vastaajaviesteissä.

  • Raskas aksentti

Vastaajaviestin transkription rajoitukset

  • Kun lähetät vastaajaviestin edelleen tai vastaat siihen ääniportaalista, vastaajaviestiä ei kirjoiteta.

  • Kun kirjoitat vastaajaviestin ja lähetät sen toiselle käyttäjälle ääniportaalista, vastaajaviestiä ei kirjoiteta puhtaaksi.

Salli soittajien siirtää vastaajatervehdyksestäsi

Voit antaa soittajien painaa 0 ja heidät siirretään toiseen valitsemaasi puhelinnumeroon, kun he saapuvat vastaajatervehdyksesi.

Jos tämä ominaisuus on käytössä, muista tallentaa vastaajatervehdyksesi soittajalle sopivilla ohjeilla. Esimerkiksi "Tavoita avustajani painamalla 0."

1

Kirjaudu User Hubiin ja klikkaa sitten Asetukset > Puhelut > Vastaaja.

2

Siirry kohtaan Lisäasetukset ja kytke päälle Siirrä päälle '0' toiseen puhelinnumeroonja kirjoita puhelinnumero, johon soittajat siirretään.

3

Klikkaa Tallenna.

Faksiviestien vastaanottamisen määrittäminen

Faksiviestien avulla voit vastaanottaa suoraan saapuvia fakseja vastaajapalvelusta.

Faksit tallennetaan jaetulle tallennusalueelle ääniviestien kanssa. Tallennuskapasiteetti on 100 minuuttia vastaajaviestejä tai 1000 sivua faksiviestejä. Varmista, että varaat tilaa uusille faksiviesteille ja arkistoi viisaasti.

Ennen kuin aloitat

Faksiviestit-vaihtoehto näkyy vain, jos järjestelmänvalvoja on ottanut ominaisuuden käyttöön puolestasi.

1

Kirjaudu User Hubiin ja klikkaa sitten Asetukset > Puhelut > Vastaaja.

2

Siirry kohtaan Faksiviestit ja ota kytkin käyttöön.

Jos järjestelmänvalvoja on ottanut faksiviestit käyttöön, valitsin on oletusarvoisesti käytössä.

Faksinumero ja alanumero tulevat näkyviin.

3

Klikkaa Tallenna.