Vastaajan organisaatioasetusten määrittäminen

Ennen kuin aloitat käyttäjien vastaaja-asetusten hallinnan, sinun on ensin määritettävä organisaation asetukset. Nämä määritykset määrittävät käyttäjien vastaaja-asetukset, jotka voit määrittää.

  1. Valitse asiakasnäkymässä https://admin.webex.comkohdassa Palvelut-kohdassa Soittaminen.

  2. Valitse Palveluasetukset ja etsi vastaajapaneeli.

Laajennuksen määrittäminen ääniportaalissa on edellytys vastaajaviestien määrittämiselle. Katso lisätietoja kohdasta Webex-puheluiden ääniportaalien määrittäminen ohjauskeskuksessa .

Voit määrittää seuraavat asetukset:

Vastaajaviestien edelleenlähetys

Kun asetus on käytössä, käyttäjät voivat välittää vastaajaviestin toisen käyttäjän numeroon tai alatunnisteeseen. Jos tämä on poistettu käytöstä, se estää käyttäjää välittämästä vastaajaviestejä edelleen ulkoisen postilaatikon avulla tai lähettämästä vastaajaviestin kopiota määritettyyn sähköpostiosoitteeseen.

  • Ota tämä asetus käyttöön napsauttamalla kytkintä.

Vastaajaviestin poistaminen

Yli 180 päivää vanhat vastaajaviestit arkistoidaan automaattisesti. Jos tarvitset pääsyn arkistoituihin vastaajaviesteihin, sinua pyydetään esittämään palvelupyyntö Ciscolle.

Vastaajaviestin poistamisen avulla voit asettaa ehtoja vanhentuneille viesteille. Kun tämä asetus on käytössä, järjestelmänvalvojat voivat määrittää aikavälin, jolloin viestit vanhenevat. Voit syöttää päivät (1-180) niille varattuun kenttään. Järjestelmänvalvojat voivat myös asettaa ehtoja viestien poistamiselle.

Voit ottaa käyttöön seuraavat:

  • Salliva poistaminen– Tämä säilyttää kaikki lukemattomat vastaajaviestit ja poistaa vastaajaviestit, jotka ovat vanhentuneet, kun käyttäjä käyttää postilaatikkoaan.

  • Tiukka poisto– Tämä poistaa kaikki luetut ja lukemattomat vastaajaviestit asettamasi ajanjakson perusteella.

  • Ota tämä asetus käyttöön napsauttamalla kytkintä ja valitsemalla sopiva kokoonpano.

Vastaajan salasana

Kun asetus on käytössä, voit luoda ajanjakson, jonka aikana henkilön on vaihdettava pääsykoodinsa ja kuinka usein hän voi vaihtaa pääsykoodinsa uudelleen (kun se on vaihdettu):

  • Voit asettaa päivien vähimmäismäärän (1–7), jolloin käyttäjä voi vaihtaa pääsykoodin, kun se on käytössä. Kun kytkin on pois päältä, he voivat vaihtaa pääsykoodinsa useita kertoja saman päivän aikana.

    Webex-puhelut estävät käyttäjää asettamasta yhtä vanhemmista pääsykoodeista, mikä tekee käyttäjien pääsykoodista turvallisemman

  • Voit määrittää, kuinka monta päivää pääsykoodi vanhenee (15–180), kun se on käytössä. Kun kytkin on pois päältä, pääsykoodi ei vanhene koskaan.

    Tämä ominaisuus laajentaa myös pääsykoodihistoriaa 10–24. Toisin sanoen se voi tallentaa kunkin käyttäjän viimeiset 24 salasanaa ja estää käyttäjää käyttämästä yhtä näistä tallennetuista pääsykoodeista uudelleen.

  • Ota tämä asetus käyttöön napsauttamalla kytkintä ja määrittämällä sopivat määritykset.

Vastaajan ottaminen käyttöön käyttäjälle

Jos soitonsiirto on käytössä, soitonsiirtoasetukset ohittavat määrittämäsi vastaaja-asetukset.

1

Siirry asiakasnäkymässä https://admin.webex.com kohtaan Käyttäjät ja valitse käyttäjä, jonka haluat ottaa vastaajan käyttöön.

2

Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja vastaajasta , faksi ja ilmoituskieli.

3

Ota Vastaaja-kytkin käyttöön ja valitse jokin asetuksista, jotka haluat ottaa käyttöön.

Jotkin vastaajaominaisuudet eivät ehkä ole käytettävissä organisaation asetusten vuoksi.

Haluatko nähdä, miten se tehdään? Katso tämä videoesittely käyttäjän vastaaja-asetusten hallinnasta Ohjauskeskuksessa.

Käyttäjän puheluiden lähettäminen vastaajaan

Määritä nämä vastaaja-asetukset ohjaamaan saapuvat puhelut käyttäjien vastaajaan.
1

Siirry asiakasnäkymässä https://admin.webex.com kohtaan Käyttäjät ja valitse käyttäjä, jolle haluat ottaa vastaajan käyttöön.

2

Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja vastaajasta , faksi ja ilmoituskieli.

3

Ota Vastaaja-kytkin käyttöön ja valitse seuraavat asetukset kohdassa Ohjaa puhelut vastaajaan:

  • Lähetä kaikki puhelut vastaajaan:Tämä vaihtoehto siirtää kaikki puhelut vastaajaan.
  • Siirrä puhelut vastaajaan, kun linja on varattu –Tämä vaihtoehto siirtää puhelut vastaajaan, kun käyttäjä on jo puhelussa. Valitse valintaruutu ja määritä joko oletustervehdys tai mukautettu tervehdys.

    Jos haluat asettaa oletustervehdykset, valitse Oletus varattu -viestivaihtoehto .

    Jos haluat määrittää omat mukautetut henkilökohtaiset tervehdyksesi, valitse Mukautettu viesti -vaihtoehto ja lataa äänitiedosto (WAV) napsauttamalla Lataa tiedosto tai tallenna viesti napsauttamalla Tallenna viesti .

  • Ohjaa puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa –Tämä vaihtoehto siirtää saapuvat puhelut vastaajaan tietyn soittomäärän jälkeen. Valitse avattavasta luettelosta valintaruutu ja soittokertojen määrä ennen tervehdysten toistamista. Voit määrittää joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen.

    Jos haluat asettaa oletustervehdykset, valitse Oletus varattu -viestivaihtoehto .

    Jos haluat määrittää omat mukautetut henkilökohtaiset tervehdyksesi, valitse Mukautettu viesti -vaihtoehto ja lataa äänitiedosto (WAV) napsauttamalla Lataa tiedosto tai tallenna viesti napsauttamalla Tallenna viesti .

Kun olet ladannut tiedoston tai tallentanut tervehdykset, voit päivittää sen valitsemalla Korvaa tiedosto tai tallentamalla toisen viestin. Uuden viestin tallentaminen tai uuden tiedoston lataaminen ohittaa aiemmat tervehdykset.

Äänitiedoston (WAV) on oltava 8 kHz, 8-bittinen mono, CCITT μ-law, enintään 2 Mt .wav tiedostomuoto.

Jos valitset Ohjaa kaikki puhelut vastaajaan, et voi valita kahta muuta vaihtoehtoa. Voit valita ohjaamisen vastaajaan siten, että sekä Lähetä puhelut vastaajaan, kun linja on varattu että Ohjaa puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa -vaihtoehdot on valittu yhdessä.

4

Klikkaa Tallenna.

Väliaikaisen käyttäjän vastaajan PIN-koodin nollaaminen/määrittäminen

Jos vastaajan oletus-PIN-koodi on käytössä organisaatiossasi, voit nollata käyttäjän vastaajan PIN-koodin. Lisätietoja vastaajan oletus-PIN-koodin määrittämisestä organisaatiolle on ohjeaiheessa Vastaajan oletus-PIN-koodin määrittäminen kaikille uusille käyttäjille.

1

Vastaajan PIN-koodin nollaaminen:

  • Siirry asiakasnäkymässä kohtaan https://admin.webex.comKäyttäjät ja valitse käyttäjä, jonka vastaajan PIN-koodin haluat nollata.
  • Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja vastaajasta , faksi ja ilmoituskieli.
  • Ota Vastaaja-kytkin käyttöön ja siirry kohtaan Vastaajan PIN-koodi.
  • Valitse Palauta vastaajan PIN-koodi.

    Nyt käyttäjä voi kirjautua vastaajaportaaliinsa ja antaa organisaatiollesi määritetyn oletusarvoisen PIN-koodin.

2

Väliaikaisen pääsykoodin asettaminen käyttäjälle:

  • Siirry asiakasnäkymässä https://admin.webex.comkohtaan Hallinta > Käyttäjät.
  • Valitse käyttäjä, siirry kohtaan Soittaminen ja valitse sitten vastaajan PIN-koodi.
  • Aseta tilapäinen pääsykoodi vastaajan käyttöä varten kohdassa Luo uusi väliaikainen pääsykoodi.
    • Pääsykoodin on oltava 6–30 numeroa.
    • Ei voi sisältää 5 tai useampia toistuvia numeroita.
    • Ei voi toistaa malleja.
    • Ei voi sisältää peräkkäisiä 4 numeroa peräkkäin.
    • Ei voi sisältää mitään osaa puhelinnumerostasi tai alanumerostasi.
  • Vahvista pääsykoodi kohdassa 'Vahvista uusi väliaikainen pääsykoodi.
  • Klikkaa Tallenna.
3

Tilapäisen pääsykoodin asettaminen virtuaalisille linjoille:

  • Siirry asiakasnäkymässä https://admin.webex.comkohtaan Palvelut → Soittaminen ja valitse Virtuaaliset linjat.
  • Valitse Käyttäjä ja valitse Puhelut-välilehti .
  • Aseta tilapäinen pääsykoodi vastaajan käyttöä varten kohdassa Luo uusi väliaikainen pääsykoodi.
    • Pääsykoodin on oltava 6–30 numeroa.
    • Ei voi sisältää 5 tai useampia toistuvia numeroita.
    • Ei voi toistaa malleja.
    • Ei voi sisältää peräkkäisiä 4 numeroa peräkkäin.
    • Ei voi sisältää mitään osaa puhelinnumerostasi tai alanumerostasi.
  • Vahvista pääsykoodi kohdassa 'Vahvista uusi väliaikainen pääsykoodi.
  • Klikkaa Tallenna

    Käyttäjät voivat myös nollata vastaajan PIN-koodin https://settings.webex.com noudattamalla organisaatiotasolla määritettyjä ehtoja. Katso nämä ohjeet kohdasta Vastaajan PIN-koodin asettaminen (Webex-puhelut).

Vastaajailmoitusten ottaminen käyttöön käyttäjälle

1

Siirry asiakasnäkymässähttps://admin.webex.com kohtaan Käyttäjät ja valitse käyttäjä, jolle haluat ottaa vastaajailmoitukset käyttöön.

2

Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja vastaajasta , faksi ja ilmoituskieli.

3

Ota käyttöön Vastaanota vastaajailmoituksia ja valitse jokin seuraavista:

  • Sähköpostitse –Valitse tämä vaihtoehto ja anna sähköpostiosoite, johon haluat lähettää ilmoituksen.

  • Tekstiviestillä –Valitse tämä vaihtoehto, kirjoita puhelinnumero, johon haluat lähettää ilmoituksen, ja valitse sitten avattavasta valikosta verkko-operaattori.

4

Klikkaa Tallenna.

Käyttäjän vastaajaviestien tallennustilan hallinta

Voit määrittää, missä käyttäjät voivat käyttää vastaajaansa puhelimellaan – Webexin asetusten käyttäjäportaalissa tai määritettyyn sähköpostiosoitteeseen .tiff tiedosto.

Jos käyttäjälle määritetyssä sijainnissa vastaajan transkriptio on käytössä ja haluat käyttäjän saavan vastaajan transkriptioita, lähetä viestin kopio sähköpostitse ja valitse Käytä sisäistä postilaatikkoa -vaihtoehto. Lisätietoja sijaintisi vastaajan transkription ottamisesta käyttöön on ohjeaiheessa Sijainninvastaajan transkription ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä.

1

Siirry -kohdan https://admin.webex.comasiakasnäkymässä kohtaan Käyttäjät ja valitse käyttäjä, jolle haluat määrittää vastaajaviestien tallennuksen.

2

Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja vastaajasta , faksi ja ilmoituskieli.

3

Siirry kohtaan Viestien tallennusja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Käytä sisäistä postilaatikkoa: Käyttäjät käyttävät viestejään puhelimesta tai soittavan käyttäjän portaalista. Ota ilmaisin käyttöön valitsemalla Käytä uuden viestin ilmaisinta puhelimessa .

    Jos käyttäjälle määritetyssä sijainnissa on vastaajan transkriptio , käytä sisäistä postilaatikkoa on oltava valittuna, jotta tämä käyttäjä voi vastaanottaa käytössä olevan vastaajaviestin transkription.

    Sisäisellä postilaatikolla on seuraavat tallennusrajoitukset:

    • Yhden viestin rajoitus 10 minuuttia

    • Postilaatikoiden kokonaisrajoitus 100 minuuttia

  • Käytä ulkoista postilaatikkoa: Käyttäjillä on kaikki ääniviestit, jotka lähetetään määritettyyn sähköpostiin. Tämä estää pääsyn vastaajaviesteihin käyttäjien puhelimesta, työpöytäsovelluksesta tai Webex-asetusten käyttäjäportaalista. Jos tämä vaihtoehto on valittuna, vastaajaviestejä ei litteroida.

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos vastaajan edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

4

Klikkaa Tallenna.

Käyttäjän vastaajan lisäasetusten määrittäminen

Nämä lisäasetukset voidaan määrittää muilla Ohjauskeskuksen käyttäjien vastaaja-asetuksilla.
1

Siirry asiakasnäkymässähttps://admin.webex.com kohtaan Käyttäjät ja valitse käyttäjä, jolle haluat ottaa käyttöön vastaajan lisäasetukset.

2

Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja vastaajasta , faksi ja ilmoituskieli.

3

Ota Vastaaja-kytkin käyttöön.

4

Siirry kohtaan Lisäasetuksetja valitse toinen tai molemmat seuraavista:

  • Valitse Siirrä numeroon 0 toiseen puhelinnumeroon -valintaruutu ja kirjoita puhelinnumero, johon soittajat siirretään.

    Jos valitset tämän vaihtoehdon, varmista, että vastaajatervehdyksesi ilmoittaa soittajille, että 0-painikkeen painaminen siirtää heidät.

  • Valitse Lähetä vastaajaviestin kopio sähköpostitse -valintaruutu ja kirjoita sähköpostiosoite, johon kaikkien vastaajaviestien tallenne lähetetään.

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos vastaajan edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

Jos käyttäjälle määritetyssä sijainnissa on vastaajan transkriptio käytössä, valitse Lähetä viestin kopio sähköpostitse -vaihtoehto, jotta käyttäjä voi vastaanottaa vastaajaviestien transkriptioita.

5

Klikkaa Tallenna.

Käyttäjän faksiviestien asetusten määrittäminen

Faksiviestien avulla käyttäjä voi vastaanottaa saapuvia fakseja suoraan vastaajapalvelustaan.

Ennen kuin aloitat

Harkitse näitä osoittimia, ennen kuin määrität tämän ominaisuuden:

  • Webex Calling -alusta kerää faksit ja tallentaa ne jaetulle tallennusalueelle vastaajaviestien kanssa. Tallennuskapasiteetti on 100 minuuttia vastaajaviestejä tai 1000 sivua faksiviestejä. Varmista, että käyttäjät ovat tietoisia käytettävissä olevasta tilasta, ja varaa tilaa uusille faksiviesteille ja arkistoi viisaasti.

  • Faksiviestejä säilytetään rajoittamattoman ajan.

1

Siirry asiakasnäkymässähttps://admin.webex.com kohtaan Käyttäjät ja valitse käyttäjä, jolle haluat ottaa faksiviestit käyttöön.

2

Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja vastaajasta , faksi ja ilmoituskieli.

3

Ota ominaisuus käyttöön ottamalla faksiviestit käyttöön.

4

Valitse avattavasta valikosta faksiviesteille määritetty puhelinnumero.

5

Anna tarvittaessa laajennus.

6

Klikkaa Tallenna.

Ota vastaajaviestin transkriptio käyttöön käyttäjälle

Vastaajaviestin transkription avulla käyttäjä saa sähköpostiviestin, jossa on vastaajaviestin transkriptio sähköpostin tekstiosassa ja . WAV-tiedosto vastaajan liitteenä.

Jotta käyttäjä voi käyttää vastaajaviestien transkriptiota, seuraavat ehdot ovat voimassa:

  • Ota vastaajaviestin transkriptio käyttöön käyttäjän sijainnin mukaan. Lisätietoja on ohjeaiheessa Webex-puheluidenvastaajan transkriptio.

  • Valitse Lähetä viestin kopio sähköpostitse ja Käytä sisäistä postilaatikkoa käyttäjän puheluprofiilin vastaaja-asetusalueella .

Käyttäjä voi myös määrittää kaikki vastaaja-asetukset itse Webex-asetukset-käyttäjäportaalissa. Lisätietoja: Määritä vastaaja-asetukset. Kaikki käyttäjän näihin asetuksiin tekemät muutokset näkyvät sekä Webex-asetukset-käyttäjäportaalissa että ohjauskeskuksessa.