Organisatie-instellingen configureren voor voicemail

Voordat u begint met het beheren van de voicemailinstellingen van gebruikers, moet u eerst uw organisatie-instellingen configureren. Deze configuraties bepalen de voicemailinstellingen van de gebruikers die u kunt instellen.

  1. Selecteer in de klantweergave in https://admin.webex.comBellen onder Services.

  2. Selecteer Service-instellingen en zoek het voicemaildeelvenster.

Het instellen van het toestelnummer op de spraakportal is een vereiste om voicemails te configureren. Zie Spraakportals configureren voor Webex Calling in Control Hub voor meer informatie.

U kunt het volgende configureren:

Voicemail doorschakelen

Indien ingeschakeld, kunnen gebruikers met de instellingen een voicemailbericht doorsturen naar het nummer of toestel van een andere gebruiker. Als dit is uitgeschakeld, verbiedt dit de gebruiker om voicemailberichten door te sturen via een extern postvak of om een kopie van het voicemailbericht te verzenden naar een opgegeven e-mailadres.

  • Als u deze instelling wilt inschakelen, klikt u op de schakelaar.

Verwijdering van voicemail

Voicemails van meer dan 180 dagen oud worden automatisch gearchiveerd. Als u toegang nodig hebt tot gearchiveerde voicemails, wordt u gevraagd een serviceverzoek in te dienen bij Cisco.

Met voicemailverwijdering kunt u voorwaarden instellen voor verlopen berichten. Indien ingeschakeld, kunnen beheerders het tijdsbestek opgeven wanneer berichten verlopen. U kunt de dagen (1-180) invoeren in het daarvoor bestemde veld. Beheerders kunnen ook voorwaarden instellen voor het verwijderen van berichten.

U kunt het volgende inschakelen:

  • Toegestane verwijdering: hiermee worden alle ongelezen voicemailberichten bewaard en worden de voicemailberichten verwijderd die zijn verlopen wanneer een gebruiker zijn postvak opent.

  • Strikte verwijdering: hiermee worden alle gelezen en ongelezen voicemailberichten verwijderd op basis van het tijdsbestek dat u hebt ingesteld.

  • Als u deze instelling wilt inschakelen, klikt u op de schakelaar en kiest u de juiste configuratie.

Toegangscode voor voicemail

Indien ingeschakeld, kunt u met de instellingen een tijdsbestek maken waarin een persoon zijn of haar toegangscode moet wijzigen en hoe vaak hij of zij de toegangscode opnieuw kan wijzigen (zodra deze is gewijzigd):

  • U kunt het minimumaantal dagen (1-7) instellen dat een toegangscode door de gebruiker kan worden gewijzigd wanneer deze is ingeschakeld. Als de schakelaar is uitgeschakeld, kunnen ze hun toegangscode meerdere keren wijzigen op dezelfde dag.

    Webex Calling voorkomt dat de gebruiker een van de oudere toegangscodes instelt, waardoor de toegangscode van de gebruiker veiliger wordt

  • U kunt instellen na hoeveel dagen een toegangscode verloopt (tussen 15 en 180). Wanneer de schakelaar is uitgeschakeld, verloopt de toegangscode nooit.

    Met deze functie wordt ook de toegangscodegeschiedenis 10-24 verlengd. Dat wil zeggen dat het de laatste 24 toegangscodes van elke gebruiker kan opslaan en kan voorkomen dat de gebruiker een van die opgeslagen toegangscodes hergebruikt.

  • Als u deze instelling wilt inschakelen, klikt u op de schakelaar en stelt u de juiste configuraties in.

Voicemail voor een gebruiker inschakelen

Als u gesprek doorschakelen hebt ingeschakeld, overschrijven deze instellingen voor gesprek doorschakelen de instellingen voor voicemail die u hebt geconfigureerd.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker die u voicemail wilt inschakelen.

2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail in de taal Voicemail, fax en annoucement.

3

Schakel de schakelaar Voicemail in en kies een van de instellingen die u wilt inschakelen.

Sommige voicemailfuncties zijn mogelijk niet beschikbaar omdat de organisatie-instellingen zijn ingesteld.

Wilt u zien hoe het werkt? Bekijk deze videodemonstratie over het beheren van voicemailinstellingen voor een gebruiker in Control Hub.

Gesprekken van een gebruiker naar voicemail verzenden

Configureer deze voicemailinstellingen om binnenkomende gesprekken door te sturen naar de voicemail van gebruikers.
1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u voicemail wilt inschakelen.

2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail in de taal Voicemail, fax en annoucement.

3

Schakel de schakelaar Voicemail in en selecteer de volgende opties onder Gesprekken naar voicemail verzenden:

  • Alle gesprekken naar voicemail verzenden: deze optie stuurt alle gesprekken door naar voicemail.
  • Gesprekken naar voicemail verzenden wanneer de lijn bezet is: met deze optie worden gesprekken doorgeschakeld naar voicemail wanneer de gebruiker al in gesprek is. Schakel het selectievakje in en kies of u een standaardbegroeting of aangepaste begroeting wilt instellen.

    Als u standaardbegroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Standaardbericht bezet.

    Als u uw eigen gepersonaliseerde aangepaste begroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

  • Gesprekken naar voicemail verzenden wanneer niemand opneemt: deze optie stuurt binnenkomende gesprekken door naar voicemail na een opgegeven aantal keren overgaan. Schakel het selectievakje en het aantal keren overgaan in voordat de begroetingen in de vervolgkeuzelijst worden afgespeeld. U kunt ervoor kiezen een standaardbegroeting of aangepaste begroeting in te stellen.

    Als u standaardbegroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Standaardbericht bezet.

    Als u uw eigen gepersonaliseerde aangepaste begroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

Nadat u het bestand hebt geüpload of de begroetingen hebt opgenomen, kunt u het bijwerken door Bestand vervangen te selecteren of een ander bericht op te nemen. Als u een nieuw bericht opneemt of een nieuw bestand uploadt, worden de vorige begroetingen genegeerd.

Het audiobestand (WAV) moet 8Khz, 8-bits mono, CCITT µ-law, maximaal 2 MB, .wav-bestandsindeling zijn.

Als u Alle gesprekken naar voicemail verzenden selecteert, kunt u de andere twee opties niet selecteren. U kunt ervoor kiezen om door te schakelen naar voicemail met Gesprekken naar voicemail verzenden wanneer de lijn bezet is en Gesprekken naar voicemail verzenden wanneer er geen antwoorden zijn geselecteerd.

4

Klik op Opslaan.

De voicemailpincode van een tijdelijke gebruiker herstellen/instellen

Als de standaard voicemailpincode is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u de voicemailpincode van een gebruiker herstellen. Voor meer informatie over het instellen van een standaard voicemailpincode voor uw organisatie, zie Een standaard voicemailpincode voor alle nieuwe gebruikers configureren.

1

Een voicemailpincode opnieuw instellen:

  • Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u de voicemailpincode wilt wijzigen.
  • Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail in de taal Voicemail, fax en annoucement.
  • Schakel de schakelaar Voicemail in en ga naar Voicemailpincode.
  • Klik op Voicemailpincode herstellen.

    De gebruiker kan zich nu aanmelden bij de voicemailportal en de standaardpincode invoeren die is ingesteld voor uw organisatie.

2

Een tijdelijke toegangscode voor gebruiker instellen:

  • Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Beheer > Gebruikers.
  • Kies de gebruiker en navigeer naar Bellen en selecteer vervolgens de voicemailpincode.
  • Stel een tijdelijke toegangscode in voor voicemailtoegang in Nieuwe tijdelijke toegangscode maken.
    • De toegangscode moet tussen 6 en 30 cijfers liggen.
    • Mag niet 5 of meer herhaalde cijfers bevatten.
    • Kan niet worden herhaald patronen.
    • Mag niet opeenvolgende 4 cijfers achter elkaar bevatten.
    • Mag geen enkel onderdeel van uw telefoonnummer of toestel bevatten.
  • Bevestig de toegangscode in de `Bevestig nieuwe tijdelijke toegangscode.
  • Klik op Opslaan.
3

Een tijdelijke toegangscode instellen voor virtuele lijnen:

  • Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Diensten → Bellen en selecteer Virtuele lijnen.
  • Kies de Gebruiker en selecteer het tabblad Calling.
  • Stel een tijdelijke toegangscode in voor voicemailtoegang in Nieuwe tijdelijke toegangscode maken.
    • De toegangscode moet tussen 6 en 30 cijfers liggen.
    • Mag niet 5 of meer herhaalde cijfers bevatten.
    • Kan niet worden herhaald patronen.
    • Mag niet opeenvolgende 4 cijfers achter elkaar bevatten.
    • Mag geen enkel onderdeel van uw telefoonnummer of toestel bevatten.
  • Bevestig de toegangscode in 'Bevestig nieuwe tijdelijke toegangscode.
  • Klik op Opslaan

    Gebruikers kunnen hun voicemailpincode ook opnieuw instellen in https://settings.webex.com volgens de opgegeven criteria die op organisatieniveau zijn uiteengezet. Ga voor deze instructies naar Een voicemailpincode instellen (Webex Calling).

Voicemailmeldingen voor een gebruiker inschakelen

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u voicemailmeldingen wilt inschakelen.

2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail in de taal Voicemail, fax en annoucement.

3

Schakel Voicemailmeldingen ontvangen in en selecteer een van de volgende opties:

  • Via e-mail: selecteer deze optie en voer het e-mailadres in om de melding te verzenden.

  • Via tekst: selecteer deze optie, voer het telefoonnummer in om de melding te verzenden en selecteer vervolgens de netwerkprovider in het vervolgkeuzemenu.

4

Klik op Opslaan.

De opslag van voicemailberichten van een gebruiker beheren

U kunt opgeven waar gebruikers hun voicemail kunnen openen op hun telefoon: in de gebruikersportal voor Webex-instellingen of op een opgegeven e-mailadres als .tiff bestand.

Als op de locatie die aan de gebruiker is toegewezen een voicemailtranscriptie is ingeschakeld en u wilt dat de gebruiker voicemailtranscripties ontvangt, stuurt u een kopie van het bericht per e-mail en selecteert u Het interne postvak gebruiken. Zie Voicemailtranscriptie voor een locatie in- of uitschakelen voor meer informatie over het inschakelen van de voicemailtranscriptie voor uw locatie.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u opslag van voicemailberichten wilt configureren.

2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail in de taal Voicemail, fax en annoucement.

3

Ga naar Berichtopslag en selecteer een van de volgende opties:

  • Intern postvak gebruiken: gebruikers hebben toegang tot hun berichten vanaf hun telefoon of via de Calling-gebruikersportal. Selecteer De indicator voor een nieuw bericht gebruiken op de telefoon om de indicator in te schakelen.

    Als de aan de gebruiker toegewezen locatie een voicemailtranscriptie heeft, moet het interne postvak worden geselecteerd zodat deze gebruiker een voicemailtranscriptie kan ontvangen die is ingeschakeld.

    Het interne postvak heeft de volgende opslagbeperkingen:

    • Limiet voor één bericht: 10 minuten

    • Totale limiet voor het postvak: 100 minuten

  • Extern postvak gebruiken: gebruikers hebben al hun spraakberichten die naar een opgegeven e-mailadres worden verzonden. Hiermee wordt toegang tot voicemailberichten van de telefoon, bureaublad-app of de gebruikersportal voor Webex-instellingen van gebruikers uitgeschakeld. Als deze optie is geselecteerd, worden voicemails niet getranscribeerd.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemaildoorschakelen is uitgeschakeld.

4

Klik op Opslaan.

Aanvullende voicemailinstellingen voor een gebruiker configureren

Deze aanvullende instellingen kunnen worden geconfigureerd met andere voicemailinstellingen voor gebruikers in Control Hub.
1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u aanvullende voicemailinstellingen wilt inschakelen.

2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail in de taal Voicemail, fax en annoucement.

3

Schakel de schakelaar Voicemail in.

4

Ga naar Aanvullende instellingen en kies een of beide van de volgende opties:

  • Schakel het selectievakje Doorverbinden naar '0' naar een ander telefoonnummer in en voer het telefoonnummer in waarnaar bellers worden doorverbonden.

    Als u deze optie selecteert, moet u ervoor zorgen dat uw voicemailbegroeting bellers informeert dat ze worden doorverbonden door op '0' te drukken.

  • Schakel het selectievakje E-mail een kopie van het voicemailbericht in en voer het e-mailadres in waarnaar de opname van alle voicemails wordt verzonden.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemaildoorschakelen is uitgeschakeld.

Als de locatie die aan de gebruiker is toegewezen voicemailtranscriptie heeft ingeschakeld, selecteert u Een kopie van het bericht e-mailen zodat de gebruiker voicemailtranscripties kan ontvangen.

5

Klik op Opslaan.

Instellingen voor faxberichten configureren voor een gebruiker

Met faxberichten kan een gebruiker directe inkomende faxen ontvangen via de voicemailservice.

Voordat u begint

Houd rekening met deze aanwijzingen voordat u deze functie configureert:

  • Faxen worden verzameld door het Webex Calling-platform en samen met voicemailberichten opgeslagen in een gedeelde opslagruimte. De opslagcapaciteit is 100 minuten voicemail of 1000 pagina's faxberichten. Zorg ervoor dat gebruikers op de hoogte zijn van de beschikbare ruimte en dat ze op een verstandige manier ruimte moeten toewijzen voor nieuwe faxberichten en archiveren.

  • Faxberichten worden voor onbeperkte tijd opgeslagen.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u faxberichten wilt inschakelen.

2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail in de taal Voicemail, fax en annoucement.

3

Schakel Faxberichten in om de functie in te schakelen.

4

Selecteer in het vervolgkeuzekeuze het telefoonnummer dat is toegewezen voor het versturen van faxberichten.

5

Voer indien nodig een toestelnummer in.

6

Klik op Opslaan.

Voicemailtranscriptie voor een gebruiker inschakelen

Bij voicemailtranscriptie ontvangt de gebruiker een e-mail met de voicemailtranscriptie in de hoofdtekst van de e-mail en het .WAV-bestand als voicemailbijlage.

Voor een gebruiker met voicemailtranscriptie zijn de volgende voorwaarden van toepassing:

  • Schakel voicemailtranscriptie in voor de locatie van de gebruiker. Zie Voicemailtranscriptie voor Webex Calling voor hulp.

  • Selecteer Een kopie van bericht e-mailen en Intern postvak gebruiken in het gebied met voicemailinstellingen van de gebruiker in het profiel Bellen.

Een gebruiker kan ook alle voicemailinstellingen zelf configureren in de gebruikersportal voor Webex-instellingen. Voor meer informatie raadpleegt u: Uw voicemailinstellingen configureren Alle wijzigingen die de gebruiker aan deze instellingen heeft aangebracht, worden weergegeven in zowel de gebruikersportal voor de Webex-instellingen als in Control Hub.