Configurar los ajustes organizativos para el correo de voz

Antes de comenzar a administrar la configuración del correo de voz de los usuarios, primero debe configurar la configuración de su organización. Estas configuraciones determinan la configuración del correo de voz de los usuarios que puede establecer.

  1. En la vista del cliente en https://admin.webex.com, seleccione Calling (Llamadas) en Services (Servicios).

  2. Seleccione Configuración del servicio y localice el panel del correo de voz.

Configurar la extensión en el portal de voz es un requisito previo para configurar los correos de voz. Consulte Configurar portales de voz para Webex Calling en Control Hub para obtener detalles.

Puede configurar lo siguiente:

Reenvío del correo de voz

Cuando está habilitada, la configuración permite a los usuarios reenviar un mensaje de correo de voz al número o la extensión de otro usuario. Si está deshabilitado, esto prohíbe que el usuario reenvíe mensajes de correo de voz, utilice un buzón externo o envíe una copia del mensaje de correo de voz a una dirección de correo electrónico especificada.

  • Para habilitar esta configuración, haga clic en el botón de alternancia.

Eliminación del correo de voz

Los correos de voz con más de 180 días de antigüedad se archivan automáticamente. Si requiere acceso a correos de voz archivados, se le solicitará que plantee una solicitud de servicio a Cisco.

La eliminación del correo de voz le permite establecer condiciones para los mensajes caducados. Cuando está habilitado, los administradores pueden especificar el período de tiempo en el que caducan los mensajes. Puede introducir los días (1-180) en el campo proporcionado. Los administradores también pueden establecer condiciones para la eliminación de mensajes.

Puede habilitar lo siguiente:

  • Eliminación permisiva: esto mantiene todos los mensajes de correo de voz no leídos y elimina los mensajes de correo de voz que han caducado cuando un usuario accede a su buzón.

  • Eliminación estricta: esto elimina todos los mensajes de correo de voz leídos y no leídos en función del período de tiempo establecido.

  • Para habilitar esta configuración, haga clic en el botón de alternancia y elija la configuración adecuada.

Contraseña del correo de voz

Cuando está habilitada, la configuración le permite crear un período de tiempo en el que una persona tiene que cambiar su contraseña y la frecuencia con la que puede volver a cambiar su contraseña (una vez que se haya cambiado):

  • Puede establecer la cantidad mínima de días (1 a 7) en los que el usuario puede cambiar una contraseña cuando está habilitada. Cuando la alternancia está desactivada, pueden cambiar su contraseña varias veces el mismo día.

    Webex Calling impide que el usuario establezca una de las contraseñas más antiguas para que la contraseña de los usuarios sea más segura

  • Puede configurar la cantidad de días en los que caduca una contraseña (entre 15 y 180) cuando está habilitada. Cuando la alternancia está desactivada, la contraseña nunca caduca.

    Esta característica también amplía el historial de contraseñas 10 a 24. Es decir, puede almacenar las últimas 24 contraseñas de cada usuario e impedir que el usuario reutilice una de esas contraseñas almacenadas.

  • Para habilitar esta configuración, haga clic en el botón de alternancia y establezca las configuraciones adecuadas.

Habilitar el correo de voz para un usuario

Si tiene el reenvío de llamadas habilitado, esos ajustes de reenvío de llamadas anulan los ajustes del correo de voz que configuró.

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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com, vaya a Users (Usuarios) y seleccione el usuario que desea habilitar el correo de voz.

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Seleccione Calling (Llamadas) y, a continuación, elija Voicemail (Correo de voz) en Voicemail, fax and annoucement language (Correo de voz, fax y idioma de anuncio).

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Active la opción Correo de voz y elija una de las opciones de configuración que desee activar.

Es posible que algunas características del correo de voz no estén disponibles debido a la configuración de la organización.

¿Quiere ver cómo se hace? Mire esta demostración en vídeo sobre cómo administrar la configuración del correo de voz para un usuario en Control Hub.

Enviar las llamadas de un usuario al correo de voz

Configure estos ajustes del correo de voz para dirigir las llamadas entrantes al correo de voz de los usuarios.
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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com vaya a Usuarios y seleccione el usuario para el que desea habilitar el correo de voz.

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Seleccione Calling (Llamadas) y, a continuación, elija Voicemail (Correo de voz) en Voicemail, fax and annoucement language (Correo de voz, fax y idioma de anuncio).

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Active la opción Correo de voz y seleccione las siguientes opciones en Enviar llamadas al correo de voz:

  • Enviar todas las llamadas al correo de voz: esta opción reenvía todas las llamadas al correo de voz.
  • Enviar llamadas al correo de voz cuando la línea está ocupada:esta opción reenvía las llamadas al correo de voz cuando el usuario ya está en una llamada. Seleccione la casilla de verificación y elija configurar un saludo predeterminado o personalizado.

    Para configurar saludos predeterminados, seleccione la opción Mensaje predeterminado "ocupado".

    Para configurar sus propios saludos personalizados, seleccione la opción Mensaje personalizado y haga clic en Cargar archivo para cargar su archivo de audio (WAV) o haga clic en Grabar mensaje para grabar el mensaje.

  • Enviar llamadas al correo de voz cuando nadie responde:esta opción reenvía las llamadas entrantes al correo de voz después de una cantidad específica de timbres. Seleccione la casilla de verificación y el número de timbres antes de reproducir los saludos de la lista desplegable. Puede configurar el saludo predeterminado o el saludo personalizado.

    Para configurar saludos predeterminados, seleccione la opción Mensaje predeterminado "ocupado".

    Para configurar sus propios saludos personalizados, seleccione la opción Mensaje personalizado y haga clic en Cargar archivo para cargar su archivo de audio (WAV) o haga clic en Grabar mensaje para grabar el mensaje.

Una vez que haya cargado el archivo o grabado los saludos, puede actualizarlo seleccionando Reemplazar archivo o grabando otro mensaje. Grabar un nuevo mensaje o cargar un nuevo archivo anula los saludos anteriores.

El archivo de audio (WAV) debe tener formato de archivo .wav de 8Khz, mono de 8 bits, CCITT µ-law, 2MB como máximo.

Si selecciona Enviar todas las llamadas al correo de voz, no puede seleccionar las otras dos opciones. Puede optar por dirigir al correo de voz con las opciones Enviar llamadas al correo de voz cuando la línea está ocupada y Enviar llamadas al correo de voz cuando nadie responde seleccionadas juntas.

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Haga clic en Guardar.

Restablecer/establecer el PIN de correo de voz de un usuario temporal

Si el PIN de correo de voz predeterminado está habilitado para su organización, puede restablecer el PIN de correo de voz de un usuario. Para obtener más información acerca de cómo configurar un PIN de correo de voz predeterminado para su organización, consulte Configurar un PIN de correo de voz predeterminado para todos los usuarios nuevos.

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Para restablecer un PIN de correo de voz:

  • Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com, vaya a Usuarios y seleccione el usuario para el que desea restablecer el PIN de correo de voz.
  • Seleccione Calling (Llamadas) y, a continuación, elija Voicemail (Correo de voz) en Voicemail, fax and annoucement language (Correo de voz, fax y idioma de anuncio).
  • Habilite la opción Voicemail (Correo de voz) y vaya a Voicemail PIN (PIN de correo de voz).
  • Haga clic en Restablecer PIN de correo de voz.

    Ahora el usuario puede iniciar sesión en su portal de correo de voz e introducir el PIN predeterminado configurado para su organización.

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Para establecer una contraseña temporal para el usuario:

  • Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com, vaya a Administración > Usuarios.
  • Elija el usuario y navegue hasta Calling (Llamadas) y, a continuación, seleccione el PIN del correo de voz.
  • Establezca una contraseña temporal para el acceso al correo de voz en Crear nueva contraseña temporal.
    • El código de acceso debe tener entre 6 y 30 dígitos.
    • No puede contener 5 dígitos repetidos o más.
    • No se pueden repetir patrones.
    • No puede contener 4 dígitos consecutivos seguidos.
    • No puede contener ninguna parte de su número de teléfono o extensión.
  • Confirme la contraseña en la opción `Confirm new temporary password (Confirmar nueva contraseña temporal).
  • Haga clic en Guardar.
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Para establecer una contraseña temporal para las líneas virtuales:

  • Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com, vaya a Servicios → Llamadas y seleccione Líneas virtuales.
  • Elija el usuario y seleccione la ficha Llamadas.
  • Establezca una contraseña temporal para el acceso al correo de voz en Crear nueva contraseña temporal.
    • El código de acceso debe tener entre 6 y 30 dígitos.
    • No puede contener 5 dígitos repetidos o más.
    • No se pueden repetir patrones.
    • No puede contener 4 dígitos consecutivos seguidos.
    • No puede contener ninguna parte de su número de teléfono o extensión.
  • Confirme la contraseña en `Confirm new temporary passcode (Confirmar nueva contraseña temporal).
  • Haga clic en Guardar

    Los usuarios también pueden restablecer su PIN de correo de voz en https://settings.webex.com siguiendo los criterios especificados establecidos a nivel de la organización. Para obtener estas instrucciones, consulte Establecer un PIN de correo de voz (Webex Calling).

Habilitar las notificaciones del correo de voz para un usuario

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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com vaya a Usuarios y seleccione el usuario para el que desea habilitar las notificaciones.

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Seleccione Calling (Llamadas) y, a continuación, elija Voicemail (Correo de voz) en Voicemail, fax and annoucement language (Correo de voz, fax y idioma de anuncio).

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Active Recibir notificaciones del correo de voz y seleccione una de las siguientes opciones:

  • Por correo electrónico: seleccione esta opción e introduzca la dirección de correo electrónico para enviar la notificación.

  • Mediante texto: seleccione esta opción, introduzca el número de teléfono para enviar la notificación y, a continuación, seleccione el proveedor de red en el menú desplegable.

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Haga clic en Guardar.

Administrar el almacenamiento de mensajes de correo de voz de un usuario

Puede especificar dónde pueden acceder los usuarios a su correo de voz en su teléfono: en el portal del usuario de configuración de Webex o en una dirección de correo electrónico especificada como .tiff archivo.

Si la ubicación asignada al usuario tiene habilitada la transcripción del correo de voz y desea que el usuario reciba las transcripciones del correo de voz, envíe por correo electrónico una copia del mensaje y seleccione la opción Usar el buzón interno. Para obtener detalles sobre la activación de la transcripción del correo de voz para su ubicación, consulte Activar o desactivar la transcripción del correo de voz para una ubicación.

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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com, vaya a Usuarios y seleccione el usuario para el que desea configurar el almacenamiento de mensajes de correo de voz.

2

Seleccione Calling (Llamadas) y, a continuación, elija Voicemail (Correo de voz) en Voicemail, fax and annoucement language (Correo de voz, fax y idioma de anuncio).

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Vaya a Almacenamiento de mensajes y seleccione una de las siguientes opciones:

  • Utilizar casilla de correo interna: los usuarios acceden a sus mensajes desde sus teléfonos o desde el portal de usuarios de Calling. Seleccione Usar el indicador de mensaje nuevo en el teléfono para habilitar el indicador.

    Si la ubicación asignada al usuario tiene transcripción del correo de voz, se debe seleccionar usar el buzón interno para que este usuario reciba la transcripción del correo de voz que esté habilitada.

    El buzón interno tiene las siguientes limitaciones de almacenamiento:

    • - Límite de un solo mensaje de 10 minutos.

    • - Límite total del buzón de 100 minutos.

  • Utilizar buzón externo: los usuarios tienen todos sus mensajes de voz que se envían a un correo electrónico especificado. Esto deshabilita el acceso a los mensajes del correo de voz desde el teléfono de los usuarios, la aplicación de escritorio o el portal de usuarios de Configuración de Webex. Si se selecciona esta opción, los correos de voz no se transcriben.

Es posible que esta opción no esté disponible si el reenvío del correo de voz está deshabilitado.

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Haga clic en Guardar.

Configurar ajustes adicionales del correo de voz para un usuario

Estos ajustes adicionales se pueden configurar con otros ajustes del correo de voz para los usuarios en Control Hub.
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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com vaya a Usuarios y seleccione el usuario para el que desea habilitar los ajustes adicionales del correo de voz.

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Seleccione Calling (Llamadas) y, a continuación, elija Voicemail (Correo de voz) en Voicemail, fax and annoucement language (Correo de voz, fax y idioma de anuncio).

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Active la alternancia Correo de voz.

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Vaya a Configuración adicional y elija una de las siguientes opciones o ambas:

  • Seleccione la casilla de verificación Transferir a '0' a otro número de teléfono e introduzca el número de teléfono al que se transferirán las personas que llaman.

    Si selecciona esta opción, asegúrese de que el saludo del correo de voz informe a las personas que llaman que presionan '0' los transferirá.

  • Selecciona la casilla de verificación Enviar por correo electrónico una copia del mensaje de correo de voz e ingresa la dirección de correo electrónico a la que se enviará la grabación de todos los correos de voz.

Es posible que esta opción no esté disponible si el reenvío del correo de voz está deshabilitado.

Si la ubicación asignada al usuario tiene habilitada la transcripción del correo de voz, seleccione la opción Enviar una copia del mensaje por correo electrónico para que el usuario reciba las transcripciones del correo de voz.

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Haga clic en Guardar.

Configurar los ajustes de mensajería de fax para un usuario

La mensajería de fax permite a los usuarios recibir faxes entrantes directos desde el servicio de correo de voz.

Antes de comenzar

Tenga en cuenta estos punteros antes de configurar esta característica:

  • La plataforma Webex Calling recopila los faxes y los almacena en un área de almacenamiento compartido junto con los mensajes de correo de voz. La capacidad de almacenamiento es de 100 minutos de correo de voz o 1000 páginas de mensajes de fax. Asegúrese de que los usuarios conozcan el espacio disponible, y deben asignar espacio para nuevos mensajes de fax y archivarlos con inteligencia.

  • Los mensajes de fax se almacenan durante un período de tiempo ilimitado.

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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com vaya a Usuarios y seleccione el usuario para el que desea habilitar la mensajería de fax.

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Seleccione Calling (Llamadas) y, a continuación, elija Voicemail (Correo de voz) en Voicemail, fax and annoucement language (Correo de voz, fax y idioma de anuncio).

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Active Mensajería de fax para habilitar la característica.

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En el menú desplegable, seleccione el número de teléfono asignado para la mensajería de fax.

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Introduzca una Extensión, de ser necesario.

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Haga clic en Guardar.

Habilitar la transcripción del correo de voz para un usuario

Con la transcripción del correo de voz, el usuario recibe un correo electrónico con la transcripción del correo de voz en el cuerpo del correo electrónico y el archivo .WAV como adjunto del correo de voz.

Para que un usuario tenga transcripción del correo de voz, se aplican las siguientes condiciones:

  • Habilite la transcripción del correo de voz para la ubicación del usuario. Para obtener ayuda, consulte Transcripción del correo de voz para Webex Calling.

  • Selecciona Enviar una copia del mensaje por correo electrónico y Usar buzón interno en el área de configuración del correo de voz del usuario del perfil de Calling.

Un usuario también puede configurar todos los ajustes del correo de voz por su cuenta en el portal de usuarios de Configuración de Webex. Para obtener más información, consulte lo siguiente: Configurar los ajustes del correo de voz. Cualquier cambio realizado en esta configuración por el usuario se reflejará tanto en el portal de usuarios de Configuración de Webex como en Control Hub.