Configurer les paramètres organisationnels pour la messagerie vocale

Avant de commencer à gérer les paramètres de la messagerie vocale des utilisateurs, vous devez d’abord configurer vos paramètres organisationnels. Ces configurations déterminent les paramètres de messagerie vocale des utilisateurs que vous pouvez configurer.

  1. À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, sélectionnez Calling sous Services.

  2. Sélectionnez Paramètres du service et recherchez le panneau de messagerie vocale.

La configuration du numéro de poste sur le portail vocal est une condition préalable pour configurer les messages vocaux. Voir Configurer les portails vocaux pour Webex Calling dans Control Hub pour plus d’informations.

Vous pouvez configurer les éléments suivants :

Transfert de la messagerie vocale

Lorsqu’ils sont activés, les paramètres permettent aux utilisateurs de transférer un message vocal vers le numéro ou le poste d’un autre utilisateur. Si cette option est désactivée, l'utilisateur n'est pas autorisé à transférer les messages vocaux, à l'aide d'une boîte aux lettres externe ou à envoyer une copie du message vocal à une adresse électronique spécifiée.

  • Pour activer ce paramètre, cliquez sur le commutateur.

Suppression de la messagerie vocale

Les messages vocaux de plus de 180 jours sont archivés automatiquement. Si vous avez besoin d’accéder aux messages vocaux archivés, il vous est demandé d’effectuer une demande de service auprès de Cisco.

La suppression de la messagerie vocale vous permet de définir des conditions pour les messages qui ont expiré. Lorsque cette option est activée, les administrateurs peuvent spécifier la période d’expiration des messages. Vous pouvez saisir les jours (1 à 180) dans le champ fourni. Les administrateurs peuvent également définir des conditions pour la suppression des messages.

Vous pouvez activer ce qui suit :

  • Suppression permissive—Ceci garde tous les messages vocaux non lus et supprime les messages vocaux qui ont expiré lorsqu'un utilisateur accède à sa boîte aux lettres.

  • Suppression stricte—Ceci supprime tous les messages vocaux lus et non lus en fonction de la période que vous avez définie.

  • Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton à bascule et choisissez la configuration appropriée.

Code d’accès de la messagerie vocale

Lorsqu’ils sont activés, les paramètres vous permettent de créer un délai dans lequel une personne doit changer son code d’accès et la fréquence à laquelle elle peut changer à nouveau son code d’accès (une fois qu’il est modifié) :

  • Vous pouvez définir le nombre minimum de jours (1 à 7) pendant lesquels un code d'accès peut être modifié par l'utilisateur lorsqu'il est activé. Lorsque le commutateur est désactivé, ils peuvent changer leur code d’accès plusieurs fois le même jour.

    Webex Calling empêche l’utilisateur de configurer l’un des anciens codes d’accès, ce qui rend le code d’accès de l’utilisateur plus sécurisé

  • Vous pouvez définir le nombre de jours pendant lesquels un code d'accès expire (entre 15 et 180) lorsqu'il est activé. Lorsque le commutateur est désactivé, le code d’accès n’expire jamais.

    Cette fonctionnalité étend également l’historique des codes 10 à 24. Autrement dit, il peut stocker les 24 derniers codes d’accès de chaque utilisateur et empêcher l’utilisateur de réutiliser l’un de ces codes d’accès stockés.

  • Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton à bascule et définissez les configurations appropriées.

Activer la messagerie vocale pour un utilisateur

Si le renvoi d’appel est activé, les paramètres du renvoi d’appel remplacent les paramètres de la messagerie vocale que vous avez configurés.

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À partir de l’affichage client dans https://admin.webex.com, accédez à Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez activer la messagerie vocale.

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Sélectionnez Calling, puis choisissez Messagerie vocale dans Langue de messagerie vocale, de télécopie et d’annonce.

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Activez le bouton à bascule Messagerie vocale et choisissez l'un des paramètres que vous souhaitez activer.

Certaines fonctionnalités de messagerie vocale peuvent être indisponibles en raison des paramètres organisationnels configurés.

Vous souhaitez voir comment procéder ? Regardez cette démonstration vidéo sur la façon de gérer les paramètres de messagerie vocale pour un utilisateur dans Control Hub.

Envoyer les appels d’un utilisateur vers la messagerie vocale

Configurez ces paramètres de messagerie vocale pour diriger les appels entrants vers la messagerie vocale des utilisateurs.
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À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez activer la messagerie vocale.

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Sélectionnez Calling, puis choisissez Messagerie vocale dans Langue de messagerie vocale, de télécopie et d’annonce.

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Activez le bouton à bascule Messagerie vocale et sélectionnez les options suivantes sous Envoyer les appels vers la messagerie vocale :

  • Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale—Cette option transfère tous les appels vers la messagerie vocale.
  • Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée—Cette option transfère les appels vers la messagerie vocale lorsque l'utilisateur est déjà en communication. Cochez la case et choisissez de configurer un message d'accueil par défaut ou personnalisé.

    Pour définir les messages d'accueil par défaut, sélectionnez l'option Message « occupé » par défaut.

    Pour définir vos propres messages d'accueil personnalisés, sélectionnez l'option Message personnalisé et cliquez sur Télécharger le fichier pour télécharger votre fichier audio (WAV) ou cliquez sur Enregistrer le message pour enregistrer le message.

  • Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque personne ne répond—Cette option transfère les appels entrants vers la messagerie vocale après un nombre spécifié de sonneries. Cochez la case et le nombre de sonneries avant de lire les messages d'accueil dans la liste déroulante. Vous pouvez choisir de configurer un message d'accueil par défaut ou un message d'accueil personnalisé.

    Pour définir les messages d'accueil par défaut, sélectionnez l'option Message « occupé » par défaut.

    Pour définir vos propres messages d'accueil personnalisés, sélectionnez l'option Message personnalisé et cliquez sur Télécharger le fichier pour télécharger votre fichier audio (WAV) ou cliquez sur Enregistrer le message pour enregistrer le message.

Une fois que vous avez téléchargé le fichier ou enregistré les messages d'accueil, vous pouvez le mettre à jour en sélectionnant Remplacer le fichier ou en enregistrant un autre message. L'enregistrement d'un nouveau message ou le chargement d'un nouveau fichier remplace les messages d'accueil précédents.

Le fichier audio (WAV) doit être 8Khz, 8 bits mono, CCITT µ-law, 2 Mo max, format de fichier .wav.

Si vous sélectionnez Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale, vous ne pouvez pas sélectionner les deux autres options. Vous pouvez choisir de diriger vers la messagerie vocale avec les options Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée et Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque personne ne répond sont sélectionnées ensemble.

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Cliquez sur Enregistrer.

Réinitialiser/configurer le code PIN de la messagerie vocale d’un utilisateur temporaire

Si le code PIN par défaut de la messagerie vocale est activé pour votre entreprise, vous pouvez réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale d’un utilisateur. Pour plus d’informations sur la configuration d’un code PIN de messagerie vocale par défaut pour votre entreprise, voir Configurer un code PIN de messagerie vocale par défaut pour tous les nouveaux utilisateurs.

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Pour réinitialiser un code PIN de messagerie vocale :

  • Dans l'affichage du client dans https://admin.webex.com, cliquez sur Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur dont vous souhaitez réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale.
  • Sélectionnez Calling, puis choisissez Messagerie vocale dans Langue de messagerie vocale, de télécopie et d’annonce.
  • Activez le bouton à bascule Messagerie vocale et accédez au PIN de la messagerie vocale.
  • Cliquez sur Réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale.

    L’utilisateur peut maintenant se connecter à son portail de messagerie vocale et saisir le code PIN par défaut configuré pour votre entreprise.

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Pour définir un code d'accès temporaire pour l'utilisateur :

  • À partir de la vue client de https://admin.webex.com, allez à Gestion > Utilisateurs.
  • Choisissez l’utilisateur et accédez à Calling, puis sélectionnez le code PIN de la messagerie vocale.
  • Configurez un code d’accès temporaire pour l’accès à la messagerie vocale dans Créer un nouveau code d’accès temporaire.
    • Le code d’accès doit comporter entre 6 et 30 chiffres.
    • Ne peut pas contenir 5 chiffres répétés ou plus.
    • Ne peut pas être des modèles répétés.
    • Ne peut pas contenir 4 chiffres consécutifs dans une ligne.
    • Ne peut contenir aucune partie de votre numéro de téléphone ou de votre numéro de poste.
  • Confirmez le code d'accès dans le champ `Confirmer le nouveau code d'accès temporaire.
  • Cliquez sur Enregistrer.
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Pour définir un code d'accès temporaire pour les lignes virtuelles :

  • À partir de la vue client de https://admin.webex.com, allez à Services → Appel et sélectionnez Virtual Lines.
  • Choisissez l’utilisateur et sélectionnez l’onglet Appel.
  • Définissez un code d'accès temporaire pour l'accès à la messagerie vocale dans Créer un nouveau code d'accès temporaire.
    • Le code d’accès doit comporter entre 6 et 30 chiffres.
    • Ne peut pas contenir 5 chiffres répétés ou plus.
    • Ne peut pas être des modèles répétés.
    • Ne peut pas contenir 4 chiffres consécutifs dans une ligne.
    • Ne peut contenir aucune partie de votre numéro de téléphone ou de votre numéro de poste.
  • Confirmez le code d'accès dans le champ `Confirmer le nouveau code d'accès temporaire.
  • Cliquez sur Enregistrer

    Les utilisateurs peuvent également réinitialiser leur code PIN de messagerie vocale dans https://settings.webex.com en suivant les critères spécifiés au niveau de l’organisation. Pour ces instructions, voir Configurer le code PIN de la messagerie vocale (Webex Calling).

Activer les notifications de la messagerie vocale pour un utilisateur

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Dans l'affichage du client dans https://admin.webex.com, cliquez sur Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez activer les notifications de messagerie vocale.

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Sélectionnez Calling, puis choisissez Messagerie vocale dans Langue de messagerie vocale, de télécopie et d’annonce.

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Activez Recevoir les notifications de la messagerie vocale et sélectionnez l'une des options suivantes :

  • Par e-mail—Sélectionnez cette option et saisissez l'adresse électronique pour envoyer la notification.

  • Par texte—Sélectionnez cette option, saisissez le numéro de téléphone pour envoyer la notification, puis sélectionnez le fournisseur de réseau dans le menu déroulant.

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Cliquez sur Enregistrer.

Gérer le stockage des messages vocaux d’un utilisateur

Vous pouvez spécifier où les utilisateurs peuvent accéder à leur messagerie vocale sur leur téléphone—Dans le portail utilisateur des paramètres Webex ou à une adresse électronique spécifiée en tant que .tiff fichier.

Si la transcription de la messagerie vocale est activée à l’emplacement attribué à l’utilisateur et que vous souhaitez que l’utilisateur reçoive des transcriptions de la messagerie vocale, envoyez une copie du message par courrier électronique et sélectionnez l’option Utiliser la boîte aux lettres interne. Pour plus d’informations sur l’activation de la transcription de la messagerie vocale pour votre emplacement, voir Activer ou désactiver la transcription de la messagerie vocale pour un emplacement.

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À partir de l'affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer le stockage des messages vocaux.

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Sélectionnez Calling, puis choisissez Messagerie vocale dans Langue de messagerie vocale, de télécopie et d’annonce.

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Allez dans Stockage des messages et sélectionnez l'une des options suivantes :

  • utiliser la boîte aux lettres interne–Les utilisateurs accèdent à leurs messages depuis leur téléphone ou depuis le portail des utilisateurs appelants. sélectionnes Utiliser l’indicateur de nouveau message sur le téléphone pour activer l’indicateur.

    Si l’emplacement attribué à l’utilisateur a une transcription de la messagerie vocale, l’utilisation de la boîte aux lettres interne doit être sélectionnée pour que cet utilisateur reçoive la transcription de la messagerie vocale qui est activée.

    La boîte aux lettres interne a les limites de stockage suivantes :

    • limite de 10 minutes par message

    • limite totale de la boîte aux lettres de 100 minutes

  • Utiliser une boîte aux lettres externe—Les utilisateurs ont tous leurs messages vocaux qui sont envoyés à un courrier électronique spécifié. Ceci désactive l’accès aux messages vocaux à partir du téléphone des utilisateurs, de l’application de bureau ou du portail utilisateur des paramètres Webex. Si cette option est sélectionnée, les messages vocaux ne sont pas transcrits.

Cette option peut être indisponible si le transfert de la messagerie vocale est désactivé.

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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer des paramètres de messagerie vocale supplémentaires pour un utilisateur

Ces paramètres supplémentaires peuvent être configurés avec d’autres paramètres de messagerie vocale pour les utilisateurs dans Control Hub.
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À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, cliquez sur Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez activer des paramètres supplémentaires de messagerie vocale.

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Sélectionnez Calling, puis choisissez Messagerie vocale dans Langue de messagerie vocale, de télécopie et d’annonce.

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Activez la bascule Messagerie vocale.

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Allez dans Paramètres supplémentaires, puis choisissez l'une des options suivantes ou les deux :

  • Cochez la case Transférer à « 0 » vers un autre numéro de téléphone et saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appelants seront transférés.

    Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que votre message d'accueil de messagerie vocale informe les appelants que le fait d'appuyer sur « 0 » les transférera.

  • Cochez la case Envoyer une copie du message vocal et saisissez l'adresse électronique à laquelle l'enregistrement de tous les messages vocaux sera envoyé.

Cette option peut être indisponible, si le transfert de la messagerie vocale est désactivé.

Si la transcription de la messagerie vocale est activée à l’emplacement attribué à l’utilisateur, sélectionnez l’option Envoyer une copie du message pour que l’utilisateur reçoive les transcriptions de la messagerie vocale.

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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres de messagerie par télécopie pour un utilisateur

La messagerie par télécopie permet à un utilisateur de recevoir directement des télécopies entrantes à partir de son service de messagerie vocale.

Avant de commencer

Prenez en compte ces pointeurs avant de configurer cette fonctionnalité :

  • Les télécopies sont collectées par la plateforme Webex Calling et stockées dans une zone de stockage partagée avec les messages vocaux. La capacité de stockage est de 100 minutes de messagerie vocale, ou 1000 pages de télécopies. Assurez-vous que les utilisateurs sont conscients de l’espace disponible et doivent allouer de l’espace pour les nouveaux messages par télécopie et archiver judicieusement.

  • Les messages par télécopie sont stockés pour une durée illimitée.

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À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez activer la messagerie par télécopie.

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Sélectionnez Calling, puis choisissez Messagerie vocale dans Langue de messagerie vocale, de télécopie et d’annonce.

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Activez Messagerie par télécopie pour activer la fonction.

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Dans la liste déroulante, sélectionnez le numéro de téléphone attribué à la messagerie par télécopie.

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Saisissez un numéro de poste, si nécessaire.

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Cliquez sur Enregistrer.

Activer la transcription de la messagerie vocale pour un utilisateur

Avec la transcription de la messagerie vocale, l’utilisateur reçoit un courrier électronique contenant la transcription de la messagerie vocale dans le corps du courrier électronique et le fichier .WAV en tant que pièce jointe de la messagerie vocale.

Pour qu'un utilisateur dispose d'une transcription de la messagerie vocale, les conditions suivantes s'appliquent :

  • Activez la transcription de la messagerie vocale pour l’emplacement de l’utilisateur. Pour obtenir de l’aide, voir Transcription de la messagerie vocale pour Webex Calling.

  • Sélectionnez Envoyer une copie du message par courrier électronique et Utiliser la boîte aux lettres interne dans la zone des paramètres de messagerie vocale de l’utilisateur du profil Appelant.

Un utilisateur peut également configurer lui-même tous les paramètres de messagerie vocale dans le portail utilisateur des paramètres Webex. Pour plus d’informations, voir : Configurez les paramètres de votre messagerie vocale. Toute modification apportée à ces paramètres par l’utilisateur sera répercutée à la fois dans le portail utilisateur des paramètres Webex et dans le Control Hub.