Configura impostazioni organizzazione per casella vocale

Prima di iniziare a gestire le impostazioni della casella vocale degli utenti, è necessario configurare le impostazioni dell'organizzazione. Queste configurazioni determinano le impostazioni della casella vocale degli utenti che è possibile impostare.

  1. Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, seleziona Chiamata sotto Servizi.

  2. Selezionare Impostazioni servizio e individuare il pannello della casella vocale.

L'impostazione dell'interno sul portale vocale è un prerequisito per configurare i messaggi vocali. Vedi Configurazione dei portali vocali per Webex Calling in Control Hub per dettagli.

È possibile configurare quanto segue:

Inoltro casella vocale

Quando questa opzione è abilitata, le impostazioni consentono agli utenti di inoltrare un messaggio di casella vocale al numero o all'interno di un altro utente. Se questa opzione è disabilitata, l'utente non può inoltrare i messaggi della casella vocale utilizzando una cassetta postale esterna o inviando una copia del messaggio della casella vocale a un indirizzo e-mail specificato.

  • Per abilitare questa impostazione, fare clic sul tasto di alternanza.

Eliminazione casella vocale

I messaggi vocali vecchi di 180 giorni vengono archiviati automaticamente. Se si richiede l'accesso alle caselle vocali archiviate, viene richiesto di creare una richiesta di servizio con Cisco.

L'eliminazione della casella vocale consente di impostare le condizioni per i messaggi scaduti. Quando questa opzione è abilitata, gli amministratori possono specificare l'intervallo di tempo in cui scadono i messaggi. È possibile immettere i giorni (1-180) nel campo fornito. Gli amministratori possono anche impostare le condizioni per l'eliminazione dei messaggi.

È possibile abilitare quanto segue:

  • Eliminazione permissiva: in questo modo vengono conservati tutti i messaggi della casella vocale non letti e vengono eliminati i messaggi della casella vocale scaduti quando un utente accede alla casella postale.

  • Eliminazione rigorosa: consente di eliminare tutti i messaggi della casella vocale letti e non letti in base all'intervallo di tempo impostato.

  • Per abilitare questa impostazione, fare clic sul tasto di alternanza e scegliere la configurazione appropriata.

Codice di accesso casella vocale

Quando abilitate, le impostazioni consentono di creare un intervallo di tempo in cui una persona deve modificare il codice di accesso e la frequenza con cui può modificarlo di nuovo (una volta modificato):

  • È possibile impostare il numero minimo di giorni (1-7) in cui un codice di accesso può essere modificato dall'utente quando abilitato. Quando il tasto di alternanza è disattivato, possono modificare il codice di accesso più volte nello stesso giorno.

    Webex Calling impedisce all'utente di impostare uno dei codici di accesso meno recenti rendendo più sicuro il codice di accesso dell'utente

  • È possibile impostare il numero di giorni in cui scade un codice di accesso (tra 15 e 180) quando abilitato. Quando il tasto di alternanza è disattivato, il codice di accesso non scade mai.

    Questa funzione estende anche la cronologia dei codici di accesso 10-24. In altre parole, può memorizzare gli ultimi 24 codici di accesso di ciascun utente ed impedire all'utente di riutilizzare uno di tali codici di accesso memorizzati.

  • Per abilitare questa impostazione, fare clic sul tasto di alternanza e impostare le configurazioni appropriate.

Abilita casella vocale per un utente

Se è abilitata la funzione di inoltro chiamata, le impostazioni di inoltro chiamata sostituiscono le impostazioni della casella vocale configurate.

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Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, andare a Utenti e selezionare l'utente che si desidera abilitare la casella vocale.

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Seleziona Chiamata e scegli Casella vocale da Casella vocale, fax e lingua del fastidio.

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Attiva il tasto di alternanza Casella vocale e scegli una delle impostazioni che desideri abilitare.

Alcune funzioni della casella vocale potrebbero non essere disponibili a causa delle impostazioni dell'organizzazione impostate.

Vuoi vedere come si fa? Guarda questa dimostrazione video su come gestire le impostazioni della casella vocale per un utente in Control Hub.

Invia le chiamate di un utente alla casella vocale

Configura queste impostazioni della casella vocale per indirizzare le chiamate in ingresso alla casella vocale degli utenti.
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Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri abilitare la casella vocale.

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Seleziona Chiamata e scegli Casella vocale da Casella vocale, fax e lingua del fastidio.

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Attiva il tasto di alternanza Casella vocale e seleziona le seguenti opzioni in Invia chiamate alla casella vocale:

  • Invia tutte le chiamate alla casella vocale: questa opzione inoltra tutte le chiamate alla casella vocale.
  • Invia chiamate alla casella vocale quando la linea è occupata: questa opzione inoltra le chiamate alla casella vocale quando l'utente è già impegnato in una chiamata. Selezionare la casella di controllo e scegliere di impostare il saluto predefinito o il saluto personalizzato.

    Per impostare i messaggi di saluto predefiniti, selezionare l'opzione Messaggio predefinito "occupato".

    Per impostare i propri messaggi di saluto personalizzati, selezionare l'opzione Messaggio personalizzato e fare clic su Carica file per caricare il file audio (WAV) oppure fare clic su Registra messaggio per registrare il messaggio.

  • Invia chiamate alla casella vocale quando nessuno risponde: questa opzione inoltra le chiamate in arrivo alla casella vocale dopo un numero specificato di squilli. Selezionare la casella di controllo e il numero di squilli prima di riprodurre i messaggi di saluto dall'elenco a discesa. Puoi scegliere di impostare il messaggio di saluto predefinito o il messaggio di saluto personalizzato.

    Per impostare i messaggi di saluto predefiniti, selezionare l'opzione Messaggio predefinito "occupato".

    Per impostare i propri messaggi di saluto personalizzati, selezionare l'opzione Messaggio personalizzato e fare clic su Carica file per caricare il file audio (WAV) oppure fare clic su Registra messaggio per registrare il messaggio.

Una volta caricato il file o registrato i messaggi di saluto, è possibile aggiornarlo selezionando Sostituisci file o registrando un altro messaggio. La registrazione di un nuovo messaggio o il caricamento di un nuovo file sostituiscono i messaggi di saluto precedenti.

Il file audio (WAV) deve essere 8Khz, 8 bit mono, CCITT µ-law, max 2 MB, formato file .wav.

Se si seleziona Invia tutte le chiamate alla casella vocale, non è possibile selezionare le altre due opzioni. Puoi scegliere di indirizzare la casella vocale sia con Invia chiamate alla casella vocale quando la linea è occupata sia con Invia chiamate alla casella vocale quando non viene selezionata alcuna risposta tra le opzioni.

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Fai clic su Salva.

Reimpostazione/impostazione del PIN della casella vocale di un utente temporaneo

Se il PIN della casella vocale predefinito è abilitato per la tua organizzazione, puoi reimpostare il PIN della casella vocale di un utente. Per ulteriori informazioni su come impostare un PIN della casella vocale predefinito per la tua organizzazione, vedi Configurazione di un PIN della casella vocale predefinito per tutti i nuovi utenti.

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Per reimpostare un PIN casella vocale:

  • Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri reimpostare il PIN della casella vocale.
  • Seleziona Chiamata e scegli Casella vocale da Casella vocale, fax e lingua del fastidio.
  • Abilita il tasto di alternanza casella vocale e vai al PIN casella vocale.
  • Fai clic su Reimposta PIN casella vocale.

    A questo punto, l'utente può accedere al relativo portale della casella vocale e inserire il PIN predefinito impostato per la tua organizzazione.

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Per impostare un codice di accesso temporaneo per l'utente:

  • Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, andare a Gestione > Utenti.
  • Scegli l'utente e passa a Calling, quindi seleziona il PIN della casella vocale.
  • Imposta un codice di accesso temporaneo per l'accesso alla casella vocale in Crea nuovo codice di accesso temporaneo.
    • Il codice di accesso deve essere composto da 6 a 30 cifre.
    • Non può contenere 5 o più cifre ripetute.
    • Non possono essere schemi ripetuti.
    • Non può contenere 4 cifre consecutive in una riga.
    • Non può contenere alcuna parte del tuo numero di telefono o interno.
  • Conferma il codice di accesso in `Conferma nuovo codice di accesso temporaneo.
  • Fai clic su Salva.
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Per impostare un codice di accesso temporaneo per le linee virtuali:

  • Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, andare a Servizi → Chiamata e selezionare Linee virtuali.
  • Scegli l'utente e seleziona la scheda Chiamata.
  • Imposta un codice di accesso temporaneo per l'accesso alla casella vocale in Crea nuovo codice di accesso temporaneo.
    • Il codice di accesso deve essere composto da 6 a 30 cifre.
    • Non può contenere 5 o più cifre ripetute.
    • Non possono essere schemi ripetuti.
    • Non può contenere 4 cifre consecutive in una riga.
    • Non può contenere alcuna parte del tuo numero di telefono o interno.
  • Conferma il codice di accesso in `Conferma nuovo codice di accesso temporaneo.
  • Fare clic su Salva

    Gli utenti possono anche reimpostare il PIN della casella vocale in https://settings.webex.com seguendo i criteri specificati stabiliti a livello di organizzazione. Per queste istruzioni, vedi Impostazione di un PIN della casella vocale (Webex Calling).

Abilita notifiche casella vocale per un utente

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Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri abilitare le notifiche della casella vocale.

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Seleziona Chiamata e scegli Casella vocale da Casella vocale, fax e lingua del fastidio.

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Attiva Ricevi notifiche casella vocale e seleziona una delle seguenti opzioni:

  • Via e-mail: selezionare questa opzione e inserire l'indirizzo e-mail per inviare la notifica.

  • Tramite SMS: selezionare questa opzione, immettere il numero di telefono per inviare la notifica, quindi selezionare il provider di rete nel menu a discesa.

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Fai clic su Salva.

Gestione dello storage dei messaggi della casella vocale di un utente

È possibile specificare dove gli utenti possono accedere alla casella vocale sul telefono: nel portale utente Impostazioni Webex o a un indirizzo e-mail specificato come .tiff file.

Se nella posizione assegnata all'utente è abilitata la trascrizione della casella vocale e si desidera che l'utente riceva le trascrizioni della casella vocale, inviare una copia del messaggio e selezionare Usa l'opzione casella postale interna. Per informazioni dettagliate sull'attivazione della trascrizione della casella vocale per la tua posizione, vedi Abilitazione o disabilitazione della trascrizione della casella vocale per una posizione.

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Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri configurare lo storage dei messaggi della casella vocale.

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Seleziona Chiamata e scegli Casella vocale da Casella vocale, fax e lingua del fastidio.

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Andare a Storage messaggi e selezionare una delle seguenti opzioni:

  • Usa cassetta postale interna: gli utenti accedono ai messaggi dal proprio telefono o dal Portale utente Calling. Seleziona Usa indicatore nuovo messaggio sul telefono per abilitare l'indicatore.

    Se la posizione assegnata all'utente dispone della trascrizione della casella vocale, è necessario selezionare la cassetta postale interna per consentire a questo utente di ricevere la trascrizione della casella vocale abilitata.

    La cassetta postale interna presenta le seguenti limitazioni di storage:

    • Limite messaggio singolo di 10 minuti

    • Limite totale cassetta postale di 100 minuti

  • Usa cassetta postale esterna: tutti i messaggi vocali degli utenti vengono inviati a un indirizzo e-mail specificato. In questo modo, viene disabilitato l'accesso ai messaggi della casella vocale dal telefono degli utenti, dall'app desktop o dal portale utente Impostazioni Webex. Se questa opzione è selezionata, le caselle vocali non vengono trascritte.

Questa opzione potrebbe non essere disponibile se l'inoltro della casella vocale è disabilitato.

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Fai clic su Salva.

Configurazione delle impostazioni aggiuntive della casella vocale per un utente

È possibile configurare queste impostazioni aggiuntive con altre impostazioni della casella vocale per gli utenti in Control Hub.
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Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri abilitare le impostazioni aggiuntive della casella vocale.

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Seleziona Chiamata e scegli Casella vocale da Casella vocale, fax e lingua del fastidio.

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Attiva il tasto di alternanza casella vocale.

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Andare a Impostazioni aggiuntive e scegliere una o entrambe le opzioni seguenti:

  • Selezionare la casella di controllo Trasferisci a '0' a un altro numero di telefono e inserire il numero di telefono a cui verranno trasferiti i chiamanti.

    Se si seleziona questa opzione, accertarsi che il messaggio di saluto della casella vocale informi i chiamanti che premendo '0' verranno trasferiti.

  • Selezionare la casella di controllo Invia una copia del messaggio di casella vocale e inserire l'indirizzo e-mail a cui verrà inviata la registrazione di tutte le caselle vocali.

Questa opzione potrebbe non essere disponibile, se l'inoltro della casella vocale è disabilitato.

Se per la posizione assegnata all'utente è abilitata la trascrizione della casella vocale, selezionare Invia per e-mail una copia dell'opzione del messaggio per consentire all'utente di ricevere le trascrizioni della casella vocale.

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Fai clic su Salva.

Configurazione delle impostazioni di messaggistica fax per un utente

La messaggistica fax consente all'utente di ricevere direttamente i fax in entrata dal relativo servizio di casella vocale.

Operazioni preliminari

Considerare questi puntatori prima di configurare questa funzione:

  • I fax vengono raccolti dalla piattaforma Webex Calling e memorizzati in un'area di storage condivisa insieme ai messaggi della casella vocale. La capacità di storage è 100 minuti di casella vocale o 1000 pagine di messaggi fax. Accertarsi che gli utenti siano a conoscenza dello spazio disponibile e allocare lo spazio per nuovi messaggi fax e archiviare con saggezza.

  • I messaggi fax vengono memorizzati per un periodo di tempo illimitato.

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Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri abilitare la messaggistica fax.

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Seleziona Chiamata e scegli Casella vocale da Casella vocale, fax e lingua del fastidio.

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Attiva Messaggistica fax per abilitare la funzione.

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Dall'elenco a discesa, seleziona il numero di telefono assegnato ai messaggi fax.

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Inserisci un Interno se necessario.

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Fai clic su Salva.

Abilita trascrizione casella vocale per un utente

Con la trascrizione della casella vocale, l'utente riceve un messaggio e-mail con la trascrizione della casella vocale nel corpo dell'e-mail e del file .WAV come allegato della casella vocale.

Affinché un utente possa disporre della trascrizione della casella vocale, si applicano le seguenti condizioni:

  • Abilita la trascrizione della casella vocale per la posizione dell'utente. Per informazioni, vedi trascrizione casella vocale per Webex Calling.

  • Seleziona Invia una copia del messaggio via e-mail e Usa cassetta postale interna nell'area delle impostazioni della casella vocale dell'utente del profilo Chiamata .

Un utente può anche configurare tutte le impostazioni della casella vocale in proprio nel portale utente Impostazioni Webex. Per ulteriori informazioni, vedere: Configura le impostazioni della casella vocale. Qualsiasi modifica apportata a queste impostazioni dall'utente verrà riflessa sia nel portale utente delle impostazioni Webex che in Control Hub.