Organisationseinstellungen für Voicemail konfigurieren

Bevor Sie mit der Verwaltung der Voicemail-Einstellungen von Benutzern beginnen, müssen Sie zunächst Ihre Organisationseinstellungen konfigurieren. Diese Konfigurationen bestimmen die Voicemail-Einstellungen der Benutzer, die Sie festlegen können.

  1. Wählen Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com die Option Calling unter Services .

  2. Wählen Sie „Diensteinstellungen“ und suchen Sie den Voicemail-Bereich.

Das Einrichten der Durchwahl im Sprachportal ist eine Voraussetzung für das Konfigurieren von Voicemails. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Sprachportalen für Webex Calling in Control Hub .

Sie können Folgendes konfigurieren:

Voicemail-Weiterleitung

Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer eine Voicemail-Nachricht an die Nummer oder den Anschluss eines anderen Benutzers weiterleiten. Wenn diese Option deaktiviert ist, kann der Benutzer Voicemail-Nachrichten nicht mehr über ein externes Postfach weiterleiten oder eine Kopie der Voicemail-Nachricht an eine bestimmte E-Mail-Adresse senden.

  • Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter.

Löschen von Voicemail

Voicemails, die älter als 180 Tage sind, werden automatisch archiviert. Wenn Sie Zugriff auf archivierte Voicemails benötigen, werden Sie aufgefordert, eine Serviceanfrage bei Cisco zu stellen.

Mit der Voicemail-Löschung können Sie Bedingungen für abgelaufene Nachrichten festlegen. Wenn diese Option aktiviert ist, können Administratoren den Zeitraum festlegen, in dem Nachrichten ablaufen. Sie können die Tage (1-180) in das angegebene Feld eingeben. Administratoren können auch Bedingungen für das Löschen von Nachrichten festlegen.

Sie können Folgendes aktivieren:

  • Zulässige Löschung: Damit werden alle ungelesenen Voicemail-Nachrichten beibehalten und die Voicemail-Nachrichten gelöscht, die abgelaufen sind, wenn ein Benutzer auf sein Postfach zugreift.

  • Strenge Löschung – Dies löscht alle gelesenen und ungelesenen Voicemail-Nachrichten basierend auf dem von Ihnen festgelegten Zeitraum.

  • Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter und wählen Sie die entsprechende Konfiguration aus.

Voicemail-Passcode

Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie mit den Einstellungen einen Zeitrahmen erstellen, in dem eine Person ihren Passcode ändern muss und wie oft sie ihren Passcode erneut ändern kann (sobald er geändert wurde):

  • Sie können die Mindestanzahl an Tagen (1–7) festlegen, an denen ein Passcode vom Benutzer geändert werden kann, wenn er aktiviert ist. Wenn die Option deaktiviert ist, können sie ihren Passcode am selben Tag mehrmals ändern.

    Webex Calling verhindert, dass Benutzer einen der älteren Passcodes festlegen, wodurch der Passcode der Benutzer sicherer wird.

  • Sie können die Anzahl der Tage festlegen, in denen ein Passcode abläuft (zwischen 15 und 180), wenn er aktiviert ist. Wenn die Umschaltung deaktiviert ist, läuft der Passcode nie ab.

    Diese Funktion erweitert auch den Passcode-Verlauf 10 bis 24. Das heißt, es kann die letzten 24 Passcodes jedes Benutzers speichern und verhindern, dass der Benutzer einen dieser gespeicherten Passcodes wiederverwendet.

  • Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter und legen Sie die entsprechenden Konfigurationen fest.

Voicemail für einen Benutzer aktivieren

Wenn Sie die Anrufweiterleitung aktiviert haben, werden die von Ihnen konfigurierten Voicemail-Einstellungen mit diesen Anrufweiterleitungseinstellungen überschrieben.

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Wechseln Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com zu Benutzer und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die Voicemail aktivieren möchten.

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Wählen Sie Calling und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrufsprache .

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Aktivieren Sie den Umschalter „Voicemail “ und wählen Sie eine der Einstellungen aus, die Sie aktivieren möchten.

Einige Voicemail-Funktionen sind möglicherweise aufgrund der festgelegten Organisationseinstellungen nicht verfügbar.

Möchten Sie sehen, wie das funktioniert? Sehen Sie sich diese Videodemonstration an, um zu erfahren, wie Sie Voicemail-Einstellungen für einen Benutzer in Control Hub verwalten.

Anrufe eines Benutzers an die Voicemail senden

Konfigurieren Sie diese Voicemail-Einstellungen, um eingehende Anrufe an die Voicemail der Benutzer weiterzuleiten.
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Wechseln Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com zu Benutzer, und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die Voicemail aktivieren möchten.

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Wählen Sie Calling und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrufsprache .

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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail und wählen Sie unter Anrufe an Voicemail senden die folgenden Optionen aus:

  • Alle Anrufe an die Voicemail senden – Diese Option leitet alle Anrufe an die Voicemail weiter.
  • Anrufe an Voicemail senden, wenn die Leitung besetzt ist – Diese Option leitet Anrufe an Voicemail weiter, wenn sich der Benutzer bereits in einem Anruf befindet. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und legen Sie entweder eine Standardbegrüßung oder eine benutzerdefinierte Begrüßung fest.

    Um Standardbegrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Standardnachricht "beschäftigt" aus.

    Um Ihre eigenen benutzerdefinierten personalisierten Begrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Nachricht aus und klicken Sie auf Datei hochladen , um Ihre Audiodatei (WAV) hochzuladen, oder klicken Sie auf Nachricht aufzeichnen , um die Nachricht aufzuzeichnen.

  • Anrufe an Voicemail senden, wenn niemand antwortet – Diese Option leitet eingehende Anrufe nach einer bestimmten Anzahl von Klingelzeichen an die Voicemail weiter. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und die Anzahl der Klingelzeichen, bevor die Begrüßungen aus der Dropdown-Liste wiedergegeben werden. Sie können entweder eine Standardbegrüßung oder eine benutzerdefinierte Begrüßung einrichten.

    Um Standardbegrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Standardnachricht "beschäftigt" aus.

    Um Ihre eigenen benutzerdefinierten personalisierten Begrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Nachricht aus und klicken Sie auf Datei hochladen , um Ihre Audiodatei (WAV) hochzuladen, oder klicken Sie auf Nachricht aufzeichnen , um die Nachricht aufzuzeichnen.

Nachdem Sie die Datei hochgeladen oder die Begrüßungen aufgezeichnet haben, können Sie sie aktualisieren, indem Sie „Datei ersetzen“ auswählen oder eine andere Nachricht aufzeichnen. Das Aufzeichnen einer neuen Nachricht oder das Hochladen einer neuen Datei überschreibt die vorherigen Begrüßungen.

Die Audiodatei (WAV) muss 8 kHz, 8-Bit-Mono, CCITT µ-law, max. 2 MB und das WAV-Dateiformat haben.

Wenn Sie „ Alle Anrufe an Voicemail senden“ auswählen, können Sie die beiden anderen Optionen nicht auswählen. Sie können Anrufe an die Voicemail weiterleiten, indem Sie die Optionen Anrufe an die Voicemail senden, wenn die Leitung besetzt ist und Anrufe an die Voicemail senden, wenn niemand antwortet zusammen auswählen.

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Klicken Sie auf Speichern.

Zurücksetzen/Festlegen der Voicemail-PIN eines temporären Benutzers

Wenn die standardmäßige Voicemail-PIN für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie die Voicemail-PIN eines Benutzers zurücksetzen. Weitere Informationen zum Einrichten einer standardmäßigen Voicemail-PIN für Ihre Organisation finden Sie unter Konfigurieren einer standardmäßigen Voicemail-PIN für alle neuen Benutzer.

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So setzen Sie eine Voicemail-PIN zurück:

  • Wechseln Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com zu Benutzer, und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die Voicemail-PIN zurücksetzen möchten.
  • Wählen Sie Calling und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrufsprache .
  • Aktivieren Sie die Option Voicemail und navigieren Sie zu Voicemail PIN .
  • Klicken Sie auf Voicemail-PIN zurücksetzen.

    Nun kann sich der Benutzer an seinem Voicemail-Portal anmelden und die Standard-PIN eingeben, die für Ihre Organisation eingerichtet ist.

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So legen Sie einen temporären Passcode für Benutzer fest:

  • Wechseln Sie aus der Kundenansicht in https://admin.webex.com zu Verwaltung > Benutzer .
  • Wählen Sie den Benutzer aus, navigieren Sie zu „Anrufe“ und wählen Sie dann die Voicemail-PIN aus.
  • Legen Sie unter Erstellen eines neuen temporären Passcodes einen temporären Passcode für den Voicemail-Zugriff fest.
    • Der Passcode muss zwischen 6 und 30 Ziffern lang sein.
    • Darf nicht 5 oder mehr wiederholte Ziffern enthalten.
    • Darf nicht wiederholt werden.
    • Darf keine aufeinanderfolgenden 4 Ziffern in Folge enthalten.
    • Darf keine Teile Ihrer Telefonnummer oder Durchwahl enthalten.
  • Bestätigen Sie den Passcode unter ` Neuen temporären Passcode bestätigen .
  • Klicken Sie auf Speichern.
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So legen Sie einen temporären Passcode für virtuelle Leitungen fest:

  • Wechseln Sie aus der Kundenansicht in https://admin.webex.com zu Dienste → Anrufe und wählen Sie „Virtuelle Leitungen“ aus.
  • Wählen Sie den Benutzer und dann die Registerkarte „Anrufe“ aus.
  • Festlegen eines temporären Passcodes für den Voicemail-Zugriff unter Erstellen eines neuen temporären Passcodes .
    • Der Passcode muss zwischen 6 und 30 Ziffern lang sein.
    • Darf nicht 5 oder mehr wiederholte Ziffern enthalten.
    • Darf nicht wiederholt werden.
    • Darf keine aufeinanderfolgenden 4 Ziffern in Folge enthalten.
    • Darf keine Teile Ihrer Telefonnummer oder Durchwahl enthalten.
  • Bestätigen Sie den Passcode unter ` Neuen temporären Passcode bestätigen.
  • Klicken Sie auf Speichern

    Benutzer können ihre Voicemail-PIN auch unter https://settings.webex.com nach den auf Organisationsebene festgelegten Kriterien zurücksetzen. Anweisungen hierzu finden Sie unter Festlegen einer Voicemail-PIN (Webex Calling).

Voicemail-Benachrichtigungen für einen Benutzer aktivieren

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Wechseln Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com zu Benutzer, und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie Voicemail-Benachrichtigungen aktivieren möchten.

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Wählen Sie Calling und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrufsprache .

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Aktivieren Sie die Option Voicemail-Benachrichtigungen empfangen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Per E-Mail: Wählen Sie diese Option aus und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll.

  • Per Text – Wählen Sie diese Option aus, geben Sie die Telefonnummer ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll, und wählen Sie dann im Dropdown-Menü den Netzwerkanbieter aus.

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Voicemail-Nachrichtenspeicher eines Benutzers verwalten

Sie können angeben, wo Benutzer auf ihre Voicemail auf ihrem Telefon zugreifen können – Im Benutzerportal der Webex-Einstellungen oder an eine angegebene E-Mail-Adresse als .tiff Datei.

Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort die Voicemail-Transkription aktiviert ist und Sie möchten, dass der Benutzer Voicemail-Transkriptionen erhält, senden Sie eine Kopie der Nachricht per E-Mail und wählen Sie Verwenden Sie die Option für das interne Postfach aus. Weitere Informationen zum Aktivieren der Voicemail-Transkription für Ihren Standort finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren der Voicemail-Transkription für einen Standort .

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Wechseln Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com zu Benutzer, und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie Voicemail- Nachrichtenspeicher konfigurieren möchten.

2

Wählen Sie Calling und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrufsprache .

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Gehen Sie zu Nachrichtenspeicher und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Interne Mailbox verwenden – Benutzer greifen von ihrem Telefon oder vom Calling-Benutzerportal aus auf ihre Nachrichten zu. Wählen Sie Neue Nachrichtenanzeige auf dem Telefon verwenden aus, um die Anzeige zu aktivieren.

    Wenn der dem Benutzer zugewiesene Standort über eine Voicemail-Transkription verfügt, muss die interne Mailbox verwendet werden, damit dieser Benutzer die Voicemail-Transkription erhalten kann, die aktiviert ist.

    Der Speicher der internen Mailbox ist wie folgt begrenzt:

    • Limit von 10 Minuten für einzelne Nachrichten

    • Limit von 100 Minuten für die gesamte Mailbox

  • Externes Postfach verwenden – Benutzer haben alle ihre Sprachnachrichten, die an eine bestimmte E-Mail gesendet werden. Dadurch wird der Zugriff auf Voicemail-Nachrichten über das Telefon, die Desktop-App oder das Benutzerportal der Webex-Einstellungen deaktiviert. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Voicemails nicht transkribiert.

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

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Zusätzliche Voicemail-Einstellungen für einen Benutzer konfigurieren

Diese zusätzlichen Einstellungen können mit anderen Voicemail-Einstellungen für Benutzer in Control Hub konfiguriert werden.
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Wechseln Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com zu Benutzer, und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie zusätzliche Voicemail- Einstellungen aktivieren möchten.

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Wählen Sie Calling und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrufsprache .

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Aktivieren Sie die Option „Voicemail “.

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Gehen Sie zu Zusätzliche Einstellungen und wählen Sie eine oder beide der folgenden Optionen aus:

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen An '0 übergeben' an eine andere Telefonnummer und geben Sie die Telefonnummer ein, an die Anrufer übergeben werden sollen.

    Wenn Sie diese Option auswählen, stellen Sie sicher, dass Ihre Voicemail-Begrüßung Anrufer darüber informiert, dass sie durch Drücken von „0“ weitergeleitet werden.

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail versenden und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Aufzeichnung aller Voicemails gesendet wird.

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort die Voicemail-Transkription aktiviert ist, wählen Sie Kopie der Nachricht per E-Mail versenden aus, damit der Benutzer Voicemail-Transkriptionen erhalten kann.

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Faxnachrichten-Einstellungen für einen Benutzer konfigurieren

Durch Faxnachrichten können Benutzer direkte eingehende Faxe von ihrem Voicemail-Dienst erhalten.

Vorbereitungen

Beachten Sie diese Zeiger, bevor Sie diese Funktion konfigurieren:

  • Faxe werden von der Webex Calling-Plattform erfasst und zusammen mit Voicemail-Nachrichten in einem gemeinsam genutzten Speicherbereich gespeichert. Die Speicherkapazität beträgt 100 Minuten Voicemail oder 1000 Seiten Faxnachrichten. Stellen Sie sicher, dass die Benutzer den verfügbaren Speicherplatz kennen und Platz für neue Faxnachrichten zuweisen und mit Bedacht archivieren müssen.

  • Faxnachrichten werden für unbegrenzte Zeit gespeichert.

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Wechseln Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com zu Benutzer, und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie Faxnachrichten aktivieren möchten.

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Wählen Sie Calling und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrufsprache .

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Aktivieren Sie Faxnachrichten, um die Funktion zu aktivieren.

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Wählen Sie in der Drop-down-Liste die Telefonnummer aus, die Faxnachrichten zugewiesen ist.

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Geben Sie bei Bedarf einen Anschluss ein.

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Voicemail-Transkription für einen Benutzer aktivieren

Bei der Voicemail-Transkription erhält der Benutzer eine E-Mail mit der Voicemail-Transkription im Textkörper der E-Mail und der WAV-Datei als Voicemail-Anhang.

Für Benutzer mit Voicemail-Transkription gelten die folgenden Bedingungen:

  • Aktivieren Sie die Voicemail-Transkription für den Standort des Benutzers. Hilfe finden Sie unter Voicemail-Transkription für Webex Calling .

  • Wählen Sie Kopie der Nachricht per E-Mail versenden und Interne Mailbox verwenden im Voicemail-Einstellungsbereich des Calling -Profils aus.

Ein Benutzer kann auch alle Voicemail-Einstellungen selbst im Benutzerportal für Webex-Einstellungen konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter: Ihre Voicemail-Einstellungen konfigurieren. Alle vom Benutzer an diesen Einstellungen vorgenommenen Änderungen werden sowohl im Benutzerportal für Webex-Einstellungen als auch in Control Hub angezeigt.