Hot Desking oversigt

Med hot desking kan din organisation udnytte pladsen på kontoret bedst muligt. Personer, der bruger delte arbejdsområder, kan logge ind og bestille en delt telefon til arbejdsdagen.

Som administrator skal du konfigurere Hot Desking-funktionen for både enheder og brugere for at aktivere adgang fra telefonen. Før du konfigurerer det i Control Hub, anbefaler vi, at du læser følgende oplysninger for at forstå, hvordan det fungerer for brugerne.

Før du booker

Telefoner med Hot Desking-funktionen aktiveret viser en QR-kode og logonindstillinger på skærmen. Hvis en telefon til arbejdspladsen er konfigureret som en hotdesk-enhed, viser den navnet på arbejdsområdet uden et telefonnummer, så det kun er muligt at foretage nødopkald, før du logger på. Hvis telefonen viser navnet på arbejdsområdet med et telefonnummer, kan brugerne foretage og modtage opkald uden at logge på, men de kan ikke se deres telefonbog, kalender eller opkaldshistorik.

Bruger login og booking

Afhængigt af konfigurationen kan brugerne vælge en af følgende måder at logge på en delt telefon og få adgang til alle dens funktioner.

  • logge ind med Webex konto

    Brugeren scanner QR-koden på telefonskærmen med sin mobilenhed og følger vejledningen til at logge ind via enten Webex app eller en webbrowser på mobilenheden.

  • logge på med stemmeportalen (understøttes kun på 9800-serien og 8875)

    Brugeren bliver bedt om at angive sit voicemail-id og sin adgangskode til godkendelse. Afhængigt af brugerens og enhedens placering kan disse postkassenumre bruges til Hot Desking-logon:

    • Hvis brugerens hjemmeplacering er den samme som enhedens placering, kan brugeren logge på ved hjælp af deres
      • Lokalnummer
      • ESN (Enterprise Significant Number)
      • Telefonnummer i E.164-format (uden +-præfikset)
      • Telefonnummer i nationalt format
    • Hvis brugeren og enheden tilhører forskellige placeringer, kan brugeren logge på ved hjælp af deres
      • ESN (Enterprise Significant Number)
      • Telefonnummer i E.164-format (uden +-præfikset)
      • Lokalnummer – fungerer kun, hvis politikken "Tillad lokalnumre mellem placeringer" er aktiveret for organisationen, og lokalnummeret er entydigt på alle placeringer.
      • Telefonnummer i nationalt format – fungerer, hvis begge placeringer bruger samme landekode.

    Afhængigt af telefonmodellen kan brugeren starte logonprocessen på følgende måder:

    Til 9841-, 9851- og 9861-telefoner Tryk på funktionstasten Log på , eller tast *30 på telefonen.

    Ikon for 9871 og 8875 for almindelige emner Tryk på log på via stemmeportalen , eller ring *30.

Når brugeren logger på og reserverer enheden, får telefonen igen sit eget telefonnummer. Hvis den er konfigureret, indlæses brugerens Webex-kalender og -opkaldshistorik også på telefonen.

Bruger logger af

Når reservationsvarigheden slutter, logges brugeren automatisk af, og telefonen provisioneres tilbage til arbejdsområdeenheden, så andre kan reservere den. Brugeren kan dog også afslutte bestillingen tidligere ved manuelt at logge ud via telefonen eller via mobil- eller desktop-versionen af Webex-app. Når du er logget af, fjernes alle brugeroplysninger fra telefonen.

Hvis der er et aktivt opkald på telefonen, når bestillingsvarigheden udløber, sker der ingen automatisk udlogning, før opkaldet afsluttes. Mind brugerne om at afslutte alle opkald, før de forlader. De kan ikke logge ud via Webex-app, når telefonen er i gang med et opkald.

Aktivér Hot Desking for en arbejdsområdetelefon

Hvis din telefon tilføjes som en hotdesk-enhed, er Hot Desking-funktionen aktiveret som standard. Du kan ikke deaktivere den, medmindre arbejdspladsens opkaldstjeneste kun ændres fra hot desk.

Benyt følgende fremgangsmåde for at aktivere hot desking-funktionen på en arbejdsområdetelefon:

Før du begynder

Din telefon er registreret til Webex Calling som en delt enhed i et arbejdsområde. Se Føj en telefon til et nyt arbejdsområde for at få instruktionerne.

1

Fra kundevisningen i Control Hub skal du gå til Management > Workspaces.

2

Find din telefon, og klik på den for at åbne dens indstillinger.

3

Gå til fanen Planlægning, vælg Hot desking som planlægningsindstillingen.

4

Klik på Gem.

Aktivér Hot Desking-logon via stemmeportal

Hvis du vil aktivere logon på Hot Desking-enheder ved hjælp af stemmeportalen, skal denne funktion være aktiveret for både enhedens placering og brugeren. Placeringsindstillingen sikrer, at telefoner på den pågældende placering understøtter logon via stemmeportalen, mens brugerindstillingen giver administratorer mulighed for at begrænse adgangen for bestemte brugere. Funktionen er som standard aktiveret i konfigurationer på både lokationsniveau og brugerniveau.

Husk følgende bemærkninger, når du konfigurerer Hot Desking-funktionen:

  • Taleportalen på enhedens placering skal have et telefonnummer eller lokalnummer konfigureret.
  • Hvis organisationen har angivet en standardadgangskode til voicemail, blokeres login på taleportalen.
  • Logon på Hot Desking-stemmeportalen understøtter logon med en Hot Desk-brugers voicemailboks. Login ved hjælp af postkasser til grupper, arbejdsområder eller virtuelle linjer understøttes ikke.
  • Før brugerne logger på telefonen via taleportalen, skal de ændre deres voicemail-PIN fra standarden.
  • Hvis en bruger angiver den forkerte PIN tre gange, når vedkommende logger på stemmeportalen, låses postkassen. For at låse den op skal du nulstille voicemail-PIN.
1

Følg disse trin for at aktivere logonindstillingen på stemmeportalen:

  • Aktivere funktionen for en placering
    1. I Control Hub skal du gå til Placeringer og finde din placering.
    2. I placeringsindstillingerne skal du gå til Indstillinger for opkalds>opkaldsfunktioner> Hot Desking og slå Hot desk-login til ved hjælp af stemmeportalen .
  • Aktivere funktionen for en bruger
    1. I Control Hub skal du gå til Brugere og finde brugeren.
    2. I brugerindstillingerne skal du gå til Opkald>Mellem brugertilladelser > Hot Desking og slå Hot desk-login til ved hjælp af stemmeportal .
2

Klik på Gem.

Konfigurere telefonlinjer for en Hot Desking-bruger

Som standard anvendes brugerens primære linje til hot desking. Du kan tilføje flere linjer, som brugeren skal bruge på en delt telefon.

1

Gå til kundevisningen i Control Hub, gå til Administration > Brugere, og vælg brugeren.

2

Gå til sektionen Tilladelser mellem bruger på fanen Opkald, og vælg Hot desking.

3

Klik på Konfigurer linjer.

4

Klik the plus icon onLine 2, og vælg det ønskede telefonnummer, der skal tilføjes.

Som standard tager brugerens primære linje linje linje 1. Hvis du vil indstille både Linje 1 og Linje 2 som primære linjer, skal du klikke på the plus icon På linje 1.
5

Gentag trin 4 for at tilføje flere linjer.

6

Klik på Gem.

Administrer brugerreservationer

Hvis der er booket en arbejdsområdetelefon, kan du ændre eller afslutte reservationen i Control Hub.

1

Fra kundevisningen i Control Hub skal du gå til Management > Workspaces og derefter vælge dit arbejdsområde.

2

I afsnittet Udnyttelsesmetrikker i realtid skal du redigere reservationsområdet eller afslutte sessionen efter behov.

  • For at ændre reservationen, klik på knappen Mere Icon for More button Ud for reservationstidspunktet, og klik på Rediger sluttidspunkt for reservation. Rediger derefter sluttidspunktet, og gem ændringen.
  • For at afslutte reservationen skal du klikke på Afslut hot desking-session og bekræfte handlingen i promptvinduet.