Hot Desking im Überblick

Mit Hot Desking kann Ihr Unternehmen den Büroarbeitsplatz optimal nutzen. Personen, die gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche verwenden, können sich anmelden und ein gemeinsam genutztes Telefon für ihren Arbeitstag buchen.

Als Administrator müssen Sie die Hotdesking-Funktion sowohl für Geräte als auch für Benutzer konfigurieren, um den Zugriff über das Telefon zu ermöglichen. Bevor Sie es in Control Hub einrichten, empfehlen wir, die folgenden Informationen zu lesen, um zu verstehen, wie es für Benutzer funktioniert.

Vor der Buchung

Bei Telefonen, auf denen die Hotdesking-Funktion aktiviert ist, werden ein QR-Code und Anmeldeoptionen auf dem Bildschirm angezeigt. Wenn ein Arbeitsplatztelefon als reines Hotdesk-Gerät eingerichtet ist, zeigt es den Arbeitsbereichsnamen ohne Verzeichnisnummer an und lässt vor der Anmeldung nur Notrufe zu. Wenn auf dem Telefon der Name des Arbeitsbereichs mit einer Verzeichnisnummer angezeigt wird, können Benutzer Anrufe tätigen und empfangen, ohne sich anzumelden, aber ihr Verzeichnis, ihr Kalender oder ihr Anrufprotokoll nicht anzeigen.

Benutzeranmeldung und Buchung

Abhängig von der Konfiguration können Benutzer eine der folgenden Methoden wählen, um sich bei einem gemeinsam genutzten Telefon anzumelden und auf alle Funktionen zuzugreifen.

  • Anmelden mit einem Webex-Konto

    Der Benutzer scannt den QR-Code auf dem Telefonbildschirm mit seinem Mobilgerät und folgt den Anweisungen, um sich entweder über die Webex-App oder einen Webbrowser auf dem Mobilgerät anzumelden.

  • Anmelden über das Sprachportal (wird nur bei der 9800-Serie und 8875 unterstützt)

    Der Benutzer wird aufgefordert, seine Voicemail-ID und seinen Passcode zur Authentifizierung einzugeben. Abhängig vom Standort des Benutzers und des Geräts können diese Postfachnummern für die Hotdesking-Anmeldung verwendet werden:

    • Wenn der Heimatstandort des Benutzers mit dem Standort des Geräts übereinstimmt, kann sich der Benutzer mit seinem
      • Durchwahlnummer
      • Unternehmensnummer (ESN)
      • Telefonnummer im E.164-Format (ohne Vorwahl +)
      • Telefonnummer im nationalen Format
    • Wenn sich der Benutzer und das Gerät an unterschiedlichen Standorten befinden, kann sich der Benutzer mit seinem
      • Unternehmensnummer (ESN)
      • Telefonnummer im E.164-Format (ohne Vorwahl +)
      • Anschlussnummer: Funktioniert nur, wenn die Richtlinie "Anschlusswahl zwischen Standorten zulassen" für die Organisation aktiviert ist und die Durchwahl an allen Standorten eindeutig ist.
      • Telefonnummer im nationalen Format – funktioniert, wenn beide Standorte dieselbe Landesvorwahl verwenden.

    Je nach Telefonmodell kann der Benutzer den Anmeldevorgang wie folgt starten:

    Für die Telefone 9841, 9851 und 9861 Drücken Sie den Softkey "Anmelden " oder wählen Sie die Nummer *30 auf dem Telefon.

    Symbol für 9871 und 8875 für allgemeine Themen Tippen Sie auf Über Sprachportal anmelden oder wählen Sie *30.

Nachdem sich der Benutzer angemeldet und das Gerät gebucht hat, wird das Telefon erneut mit seiner eigenen Verzeichnisnummer bereitgestellt. Falls diese konfiguriert sind, werden auch der Webex-Kalender und das Anrufprotokoll des Benutzers auf das Telefon geladen.

Benutzerabmeldung

Wenn die Buchungsdauer endet, wird der Benutzer automatisch abgemeldet und das Telefon wird wieder auf dem Arbeitsplatzgerät bereitgestellt, damit andere Personen buchen können. Der Benutzer kann die Buchung jedoch auch früher beenden, indem er sich manuell über das Telefon oder die mobile Version oder Desktop-Version der Webex-App abmeldet. Nach der Abmeldung werden alle Benutzerinformationen vom Telefon entfernt.

Wenn zum Zeitpunkt des Ablaufs der Buchungsdauer ein Anruf auf dem Telefon aktiv ist, erfolgt die automatische Abmeldung erst nach Beendigung des Anrufs. Erinnern Sie Ihre Benutzer daran, alle Anrufe zu beenden, bevor sie gehen. Sie können sich nicht über die Webex-App abmelden, wenn das Telefon für einen Anruf genutzt wird.

Hotdesking für ein Arbeitsplatztelefon aktivieren

Wenn Ihr Telefon als reines Hotdesk-Gerät hinzugefügt wird, ist die Hotdesking-Funktion standardmäßig aktiviert. Sie können es nicht deaktivieren, es sei denn, der Anrufdienst des Arbeitsbereichs wird nur vom Hot Desk geändert.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Hot Desking-Funktion auf einem Arbeitsbereichtelefon zu aktivieren:

Bevor Sie beginnen:

Ihr Telefon ist bei Webex Calling als gemeinsam genutztes Gerät in einem Arbeitsbereich registriert. Entsprechende Informationen hierzu finden Sie unter Telefon zu einem neuen Arbeitsbereich hinzufügen.

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Wechseln Sie in der Kundenansicht in Control Hub zu Management > Arbeitsbereiche.

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Suchen Sie Ihr Telefon und klicken Sie darauf, um die Einstellungen zu öffnen.

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Wählen Sie auf der Registerkarte Planung die Option Hot Desking als Planungsoption aus.

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Klicken Sie auf Speichern.

Hotdesking-Anmeldung über das Sprachportal aktivieren

Um die Anmeldung an Hotdesking-Geräten über das Sprachportal zu ermöglichen, muss dieses Feature sowohl für den Standort des Geräts als auch für den Benutzer aktiviert werden. Die Standorteinstellung stellt sicher, dass Telefone an diesem Standort die Anmeldung über das Sprachportal unterstützen, während die Benutzereinstellung Administratoren das Einschränken des Zugriffs für bestimmte Benutzer ermöglicht. Standardmäßig ist die Funktion sowohl in der Konfiguration auf Standortebene als auch auf Benutzerebene aktiviert.

Beachten Sie bei der Konfiguration der Hotdesking-Funktion die folgenden Hinweise:

  • Für das Voiceportal am Standort des Geräts muss eine Telefonnummer oder ein Anschluss konfiguriert sein.
  • Wenn in der Organisation ein standardmäßiger Voicemail-Passcode festgelegt ist, wird die Anmeldung über das Sprachportal blockiert.
  • Die Hotdesking-Anmeldung im Sprachportal unterstützt die Anmeldung mit dem Voicepostfach eines Hotdesk-Benutzers. Die Anmeldung über Postfächer für Gruppen, Arbeitsbereiche oder virtuelle Leitungen wird nicht unterstützt.
  • Bevor sich der Benutzer über das Sprachportal am Telefon anmeldet, muss er seine Voicemail-PIN von der Standard-PIN ändern.
  • Wenn ein Benutzer bei der Anmeldung am Sprachportal dreimal die falsche PIN eingibt, wird das Postfach gesperrt. Um es zu entsperren, setzen Sie die Voicemail-PIN zurück.
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Um die Anmeldeoption für das Sprachportal zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  • Aktivieren der Funktion für einen Standort
    1. Gehen Sie in Control Hub zu Standorte und suchen Sie Ihren Standort.
    2. Navigieren Sie in den Standorteinstellungen zu Anrufe > Einstellungen für Anruffunktionen> Hotdesking und aktivieren Sie die Hotdesk-Anmeldung über das Sprachportal.
  • Aktivieren der Funktion für einen Benutzer
    1. Gehen Sie in Control Hub zu Benutzer und suchen Sie den Benutzer.
    2. Navigieren Sie in den Benutzereinstellungen zu Anrufe > Benutzerberechtigungen > Hot Desking und aktivieren Sie die Option Hotdesk-Anmeldung über das Sprachportal.
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Klicken Sie auf Speichern.

Konfigurieren von Telefonleitungen für einen Hotdesking-Benutzer

Standardmäßig wird die Hauptleitung des Benutzers für das Hot Desking verwendet. Sie können weitere Leitungen hinzufügen, die der Benutzer auf einem gemeinsam genutzten Telefon verwenden kann.

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Navigieren Sie in der Kundenansicht in Control Hub zu Verwaltung > Benutzer, und wählen Sie dann den Benutzer aus.

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Wählen Sie im Abschnitt mit den Berechtigungen zwischen Benutzern auf der Registerkarte Calling die Option Hot Desking aus.

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Klicken Sie auf Leitungen konfigurieren.

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Klicken Sie bei jedem Popup-Fenster auf the plus icon in Leitung 2 und wählen Sie die gewünschte Verzeichnisnummer aus, die Sie hinzufügen möchten.

Standardmäßig nimmt die Hauptleitung des Benutzers Leitung 1 ein. Wenn Sie sowohl Leitung 1 als auch Leitung 2 als Hauptleitungen festlegen möchten, klicken Sie auf the plus icon auf Linie 1.
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Wiederholen Sie Schritt 4, um weitere Leitungen hinzuzufügen.

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Klicken Sie auf Speichern.

Verwalten von Benutzerbuchungen

Wenn ein Arbeitsplatztelefon gebucht wurde, können Sie die Buchung in Control Hub ändern oder beenden.

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Wechseln Sie in der Kundenansicht in Control Hub zu Verwaltung > Arbeitsbereiche und wählen Sie dann Ihren Arbeitsbereich aus.

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Bearbeiten Sie im Abschnitt "Echtzeit-Auslastungsmetriken " den Buchungsbereich oder beenden Sie die Sitzung nach Bedarf.

  • Um die Buchung zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr Icon for More button neben der Buchungszeit und klicken Sie auf Buchungsendzeit ändern. Bearbeiten Sie dann die Endzeit und speichern Sie die Änderung.
  • Um die Buchung zu beenden, klicken Sie auf Hotdesking-Sitzung beenden und bestätigen Sie die Aktion im Eingabeaufforderungsfenster.