Prezentare generală Hot Desking

Hot Desking permite organizației dvs. să utilizeze cu eficiență maximă spațiul de birou. Persoanele care utilizează spații de lucru comune se pot înregistra și pot rezerva un telefon partajat pentru ziua de lucru.

Ca administrator, trebuie să configurați caracteristica Hot Desking atât pentru dispozitive, cât și pentru utilizatori, pentru a permite accesul de la telefon. Înainte de a-l configura în Control Hub, vă recomandăm să citiți următoarele informații pentru a înțelege cum funcționează pentru utilizatori.

Înainte de rezervare

Telefoanele cu funcția Hot Desking activată afișează un cod QR și opțiuni de conectare pe ecran. Dacă un telefon cu spațiu de lucru este configurat ca dispozitiv doar pentru hot-desk, acesta afișează numele spațiului de lucru fără un număr de director, permițând numai apeluri de urgență înainte de conectare. Dacă telefonul afișează numele spațiului de lucru cu un număr de director, utilizatorii pot efectua și primi apeluri fără a se conecta, dar nu își pot vizualiza directorul, calendarul sau istoricul apelurilor.

Autentificarea și rezervarea utilizatorilor

În funcție de configurații, utilizatorii pot alege una dintre următoarele modalități de a se conecta la un telefon partajat și de a accesa caracteristicile complete ale acestuia.

  • Conectarea cu Webex cont

    Utilizatorul scanează codul QR de pe ecranul telefonului cu dispozitivul mobil și urmează instrucțiunile pentru a se conecta fie prin Webex aplicație, fie printr-un browser web de pe dispozitivul mobil.

  • Conectarea cu portalul vocal(acceptată numai pe seriile 9800 și 8875)

    Utilizatorului i se va solicita să introducă ID-ul căsuței poștale vocale și codul de acces pentru autentificare. În funcție de locația utilizatorului și a dispozitivului, aceste numere de cutie poștală pot fi utilizate pentru conectarea la Hot Desking:

    • Dacă locația de domiciliu a utilizatorului este aceeași cu locația dispozitivului, utilizatorul se poate conecta utilizând
      • Numărul extensiei
      • Număr semnificativ de întreprindere (ESN)
      • E.164 format număr de telefon (fără prefixul +)
      • Număr de telefon format național
    • Dacă utilizatorul și dispozitivul aparțin unor locații diferite, utilizatorul se poate conecta utilizând
      • Număr semnificativ de întreprindere (ESN)
      • E.164 format număr de telefon (fără prefixul +)
      • Număr extensie — funcționează numai dacă este activată politica "Permiteți apelarea extensiei între locații" pentru organizație și dacă extensia este unică în toate locațiile.
      • Numărul de telefon format național — funcționează dacă ambele locații utilizează același cod de țară.

    În funcție de modelul telefonului, utilizatorul poate începe procesul de conectare în următoarele moduri:

    Pentru telefoanele 9841, 9851 și 9861 Apăsați cheia soft Sign in sau formați *30 de pe telefon.

    Pictogramă pentru 9871 și 8875 pentru subiecte comune Atingeți ușor Conectare prin intermediul portalului vocal sau formați *30.

După ce utilizatorul se conectează și rezervă dispozitivul, telefonul este reaprovizionat cu propriul număr de director. Dacă sunt configurate, calendarul Webex al utilizatorului și istoricul apelurilor se încarcă, de asemenea, pe telefon.

Deconectarea utilizatorului

Când durata rezervării se încheie, utilizatorul este deconectat automat și telefonul este reconectat la dispozitivul de lucru pentru ca alte persoane să îl rezerve. Cu toate acestea, utilizatorul poate, de asemenea, să încheie rezervarea mai devreme prin deconectarea manuală prin telefon sau prin intermediul versiunii mobile sau desktop a aplicației Webex. După deconectare, toate informațiile despre utilizator vor fi eliminate de pe telefon.

Dacă există un apel activ pe telefon atunci când expiră durata rezervării, deconectarea automată nu va avea loc până la încheierea apelului. Reamintiți-le utilizatorilor dvs. să încheie toate apelurile înainte de a pleca. Nu se pot deconecta prin intermediul aplicației Webex atunci când telefonul este în timpul unui apel.

Activarea Hot Desking pentru un telefon cu spațiu de lucru

Dacă telefonul este adăugat ca dispozitiv doar pentru hot-desk, caracteristica Hot Desking este activată în mod implicit. Nu îl puteți dezactiva decât dacă serviciul de apelare al spațiului de lucru este schimbat doar de la hot desk.

Urmați acești pași pentru a activa funcția Hot Desking pe un telefon din spațiul de lucru:

nainte de a începe

Telefonul s-a înregistrat pentru a Webex Calling ca dispozitiv partajat într-un spațiu de lucru. Consultați Adăugați un telefon la un nou spațiu de lucru pentru instrucțiuni.

1

Din vizualizarea client din Control Hub, accesați Gestionare > Spații de lucru.

2

Localizați telefonul și faceți clic pe el pentru a-i deschide setările.

3

În fila Scheduling (Programări), alegeți Hot desking ca opțiune de programare.

4

Faceți clic pe Salvare.

Activați conectarea Hot Desking prin intermediul portalului vocal

Pentru a activa conectarea la dispozitivele Hot Desking utilizând portalul vocal, această caracteristică trebuie să fie activată atât pentru locația dispozitivului, cât și pentru utilizator. Setarea de locație asigură faptul că telefoanele din acea locație acceptă conectarea prin intermediul portalului vocal, în timp ce setarea de utilizator permite administratorilor să restricționeze accesul pentru anumiți utilizatori. În mod implicit, caracteristica este activată atât în configurația la nivel de locație, cât și la nivel de utilizator.

Rețineți următoarele note în timp ce configurați caracteristica Hot Desking:

  • Portalul vocal din locația dispozitivului trebuie să aibă configurat un număr de telefon sau o extensie.
  • Dacă organizația are setată o parolă implicită pentru poșta vocală, conectarea la portalul vocal va fi blocată.
  • Conectarea la portalul vocal Hot Desking acceptă conectarea cu căsuța poștală vocală a unui utilizator Hot Desk. Conectarea utilizând cutii poștale pentru grupuri, spații de lucru sau linii virtuale nu este acceptată.
  • Înainte de a se conecta la telefon utilizând portalul vocal, utilizatorii trebuie să-și schimbe PIN de poștă vocală de la implicit.
  • Dacă un utilizator introduce PIN greșit de trei ori când face sign in la portalul vocal, cutia poștală va fi blocată. Pentru a-l debloca, resetați PIN mesageriei vocale.
1

Urmați acești pași pentru a activa opțiunea de conectare la portalul vocal:

  • Activarea caracteristicii pentru o locație
    1. În Control Hub, accesați Locații și găsiți-vă locația.
    2. În setările locației, accesați Setări caracteristici apelare > apelare> Hot Desking și comutați la Hot desk conectați-vă utilizând portalul vocal.
  • Activarea caracteristicii pentru un utilizator
    1. În Control Hub, accesați Utilizatori și găsiți utilizatorul.
    2. În setările de utilizator, accesați Apelare>Între permisiuni utilizator> Hot Desking și comutați la Hot desk conectați-vă utilizând portalul vocal.
2

Faceți clic pe Salvare.

Configurarea liniilor telefonice pentru un utilizator Hot Desking

În mod implicit, linia principală a utilizatorului este utilizată pentru Hot Desking. Puteți adăuga mai multe linii pe care utilizatorul să le folosească pe un telefon partajat.

1

Din vizualizarea clientului din Hub de control, accesați Management > Users (Utilizatori), apoi selectați utilizatorul.

2

În secțiunea Between-user permissions (Între permisiuni de utilizator) a filei Calling (Apelare), selectați Hot Desking.

3

Faceți clic pe Configure lines (Configurare linii).

4

Clic the plus icon pe linia 2 și alegeți numărul de director dorit de adăugat.

În mod implicit, linia principală a utilizatorului ia linia 1. Dacă trebuie să setați atât linia 1, cât și linia 2 ca linii principale, faceți clic pe the plus icon pe linia 1.
5

Repetați pasul 4 pentru a adăuga mai multe linii.

6

Faceți clic pe Salvare.

Gestionați rezervările utilizatorilor

Dacă a fost rezervat un telefon de lucru, puteți să modificați sau să încheiați rezervarea în Control Hub.

1

Din vizualizarea client din Control Hub, accesați Gestionare > Spații de lucru, apoi selectați spațiul de lucru.

2

În secțiunea Valori de utilizare în timp real, editați intervalul de rezervare sau încheiați sesiunea după cum este necesar.

  • Pentru a modifica rezervarea, faceți clic pe butonul Mai multe Icon for More button de lângă ora rezervării și dați clic pe Modificați ora de încheiere a rezervării. Apoi, editați ora de sfârșit și salvați modificarea.
  • Pentru a încheia rezervarea, faceți clic pe Terminare sesiune de hot desking și confirmați acțiunea în fereastra promptă.