Hot Desking-översikt

Med Delat skrivbord kan företaget utnyttja kontorsutrymmet på bästa sätt. Personer som delar arbetsplats kan logga in och boka en delad telefon till sina arbetsdagar.

Som administratör måste du konfigurera Hot Desking-funktionen för både enheter och användare för att aktivera åtkomst från telefonen. Innan du konfigurerar den i Control Hub rekommenderar vi att du läser följande information för att förstå hur den fungerar för användarna.

Innan du bokar

Telefoner med Hot Desking-funktionen aktiverad visar en QR-kod och inloggningsalternativ på skärmen. Om en arbetsplatstelefon är konfigurerad som en hot-desk-enhet visas arbetsytans namn utan katalognummer och tillåter endast nödsamtal före inloggning. Om arbetsytans namn visas på telefonen med ett katalognummer kan användarna ringa och ta emot samtal utan att logga in, men de kan inte visa sin katalog-, kalender- eller samtalshistorik.

Användarinloggning och bokning

Beroende på konfigurationer kan användarna välja ett av följande sätt att logga in på en delad telefon och få tillgång till alla funktioner.

  • Logga in med Webex-konto

    Användaren skannar QR-koden på telefonskärmen med sin mobila enhet och följer uppmaningarna för att logga in via antingen Webex-appen eller en webbläsare på den mobila enheten.

  • Logga in med röstportalen (stöds endast i 9800-serien och 8875)

    Användaren uppmanas att ange sitt röstbrevlåde-ID och lösenord för autentisering. Beroende på användarens och enhetens plats kan dessa postlådenummer användas för Hot Desking-inloggning:

    • Om användarens hemposition är densamma som enhetens plats kan användaren logga in med sin
      • Anknytningsnummer
      • Betydande antal företag (ESN)
      • Telefonnummer i E.164-format (utan prefixet +)
      • Telefonnummer i nationellt format
    • Om användaren och enheten tillhör olika platser kan användaren logga in med sin
      • Betydande antal företag (ESN)
      • Telefonnummer i E.164-format (utan prefixet +)
      • Anknytningsnummer – fungerar bara om policyn "Tillåt anknytningsuppringning mellan platser" för organisationen är aktiverad och anknytningen är unik för alla platser.
      • Telefonnummer i nationellt format – fungerar om båda platserna använder samma landskod.

    Beroende på telefonmodell kan användaren påbörja inloggningsprocessen på följande sätt:

    För 9841-, 9851- och 9861-telefoner Tryck på den programstyrda knappen Logga in eller slå upp* 30 på telefonen.

    Ikon för 9871 och 8875 för vanliga ämnen Tryck på Logga in via röstportalen eller ring *30.

När användaren har loggat in och bokat enheten återetableras telefonen med sitt eget katalognummer. Om den är konfigurerad laddas användarens Webex-kalender och samtalshistorik in på telefonen.

Utloggning av användare

När bokningstiden är slut loggas användaren automatiskt ut och telefonen etableras tillbaka till arbetsytans enhet så att andra kan boka den. Användaren kan även avsluta bokningen tidigare genom att logga ut manuellt via telefonen eller via mobil- eller skrivbordsversionen av Webex-appen. Efter utloggningen tas all användarinformation bort från telefonen.

Om det finns ett aktivt samtal på telefonen när bokningstiden är slut kommer den automatiska utloggningen inte ske förrän samtalet har avslutats. Påminn dina användare att avsluta alla samtal innan de lämnar. De kan inte logga ut via Webex-appen medan telefonen är upptagen i ett samtal.

Aktivera Hot Desking för en arbetsplatstelefon

Om telefonen läggs till som en hot-desk-enhet är Hot Desking-funktionen aktiverad som standard. Du kan inte inaktivera den om inte arbetsytans samtalstjänst ändras från endast hot desk.

Följ dessa steg för att aktivera funktionen Delat skrivbord på en telefon på en arbetsyta:

Innan du börjar

Din telefon har registrerats på Webex Calling som en delad enhet på en arbetsyta. Se Lägg till en telefon till en ny arbetsyta för ytterligare information.

1

Från kundvyn i Control Hub går du till Management > Workspaces.

2

Leta reda på din telefon och klicka på den för att öppna dess inställningar.

3

Välj Delat skrivbord som schemaläggningsalternativ på fliken Schemaläggning.

4

Klicka på Spara.

Aktivera Hot Desking-inloggning via röstportalen

Om du vill aktivera inloggning på Hot Desking-enheter med röstportalen måste den här funktionen vara aktiverad för både enhetens plats och användaren. Platsinställningen säkerställer att telefoner på den platsen stöder inloggning via röstportalen, medan användarinställningen tillåter administratörer att begränsa åtkomsten för specifika användare. Som standard är funktionen aktiverad på både platsnivå och användarnivå.

Tänk på följande när du konfigurerar Hot Desking-funktionen:

  • Röstportalen på enhetens plats måste ha ett telefonnummer eller en anknytning konfigurerad.
  • Om organisationen har angett en standardlösenkod för röstbrevlådan blockeras röstportalens inloggning.
  • Hot Desking röstportal inloggning stöder inloggning med en Hot Desk-användares röstbrevlåda. Inloggning med postlådor för grupper, arbetsytor eller virtuella linjer stöds inte.
  • Innan användarna kan logga in på telefonen via röstportalen måste de ändra sin PIN-kod till röstbrevlådan från standardkoden.
  • Om en användare anger fel PIN-kod tre gånger när han eller hon loggar in på röstportalen låses postlådan. Lås upp den genom att återställa PIN-koden till röstbrevlådan.
1

Följ dessa steg för att aktivera inloggningsalternativet för röstportalen:

  • Aktivera funktionen för en plats
    1. I Control Hub går du till Platser och hittar din plats.
    2. I platsinställningarna går du till Inställningar för samtals>samtalsfunktioner> Hot Desking och aktiverar Hot desk-inloggning med röstportalen .
  • Aktivera funktionen för en användare
    1. I Control Hub går du till Användare och letar reda på användaren.
    2. I användarinställningarna går du till Samtal>Mellan användarbehörigheter > Hot Desking och aktiverar Hot desk-inloggning med röstportalen .
2

Klicka på Spara.

Konfigurera telefonlinjer för en Hot Desking-användare

Som standard används användarens primära linje för Delat skrivbord. Du kan lägga till fler linjer för användaren som ska användas på en delad telefon.

1

I kundvyn i Control Hub, gå till Hantering > Användare och välj användaren.

2

I avsnittet Behörighet mellan användare på fliken Samtal väljer du Delat skrivbord.

3

Klicka på Konfigurera linjer.

4

Klicka på the plus icon på rad 2 och välj önskat katalognummer att lägga till.

Som standard tar användarens primära linje linje linje 1. Om du behöver ange både Linje 1 och Linje 2 som primära linjer klickar du på the plus icon på linje 1.
5

Upprepa steg 4 om du vill lägga till fler linjer.

6

Klicka på Spara.

Hantera användarbokningar

Om en arbetsplatstelefon har bokats kan du ändra eller avsluta bokningen i Control Hub.

1

Från kundvyn i Control Hub går du till Hanterings > arbetsytor och väljer sedan din arbetsyta.

2

I avsnittet Mått för realtidsanvändning redigerar du bokningsintervallet eller avslutar sessionen efter behov.

  • För att ändra bokningen, klicka på knappen Mer Icon for More button bredvid bokningstiden och klicka på Ändra bokningens sluttid. Redigera sedan sluttiden och spara ändringen.
  • Om du vill avsluta bokningen klickar du på Avsluta hot desking-sessionen och bekräftar åtgärden i snabbfönstret.